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GTD La experiencia productiva y Leo Messi

31/01/2018 By Miguel Albizu Moreno 2 comentarios

La experiencia productiva (además del nombre del blog de Cruz Guijarro) es un concepto fundamental en GTD. La promesa de “La mente como el agua”, de estar a lo que estás, de fluir, es muy atractiva.

 

La mayoría de las veces, confundimos la productividad personal con hacer más cosas, con hacer deprisa, con estar siempre en acción. Y es que la palabra productividad se asocia con la era industrial, con el hacer más en menos tiempo. Por eso cada vez más usamos “efectividad” para referirnos a esa competencia que tenemos que desarrollar y que nadie nos enseña en nuestro recorrido académico «oficial».

 

Hay personas que se consideran muy trabajadoras, imprescindibles para su empresa, porque van todo el día haciendo microgestión, hablando por el móvil, llegando tarde, contestando mail, whatsapps….

  • Muy trabajadora e infeliz
  • Muy trabajadora y estresada
  • Muy trabajadora e inefectiva

 

No es fácil explicar que es lo que propone David Allen con su experiencia productiva. Para esto os traigo el artículo de El Periódico con el análisis del trabajo de Leo Messi en el último clásico. Messi caminó el 83% de los minutos del clásico y lo gobernó a su antojo.

 

Algunos datos:

 

  • Leo estuvo el 83,10% de los minutos andando, haciendo jogging el 10,8%, corriendo el 4,95% y al sprint el 1,15%.
  • En velocidad punta fue el más rápido 33,49 km/h
  • En ningún momento, dejó de caminar y recorrió 8,3 Km.
  • Por mucho que lo vigilaran, siempre halló el espacio para estar solo.
  • Intervino en los tres goles del Barça
  • No se paró para atarse la bota derecha que se le había quedado en el camino y asistió, descalzo, el tercer gol.
  • Hizo el triple de regates que todo el Madrid junto.
  • Estuvo casi un cuarto de hora cerca del balón
  • Generó nueve ocasiones de peligro (cinco clarísimas)

 

experiencia productiva

 

Análisis

 

  • El ir todo el día como “pollo sin cabeza” no nos hace “hacer más cosas” ni obtener mejores resultados.
  • Leo anda, pero “está a lo que está”. Está en un estado como define José Miguel Bolivar de “Atención Receptica” Escaneando cada situación y haciendo el esfuerzo (correr el más rápido) cuando hay que hacerlo. Este es un hábito muy difícil de desarrollar e incluso culturalmente mal visto en algunas empresas.
  • Messi no deja de caminar, no mira las redes sociales 😉 no procrastina. Cuando llega su momento corre y es decisivo.
  • Está cerca de “donde pasan las cosas”.
  • Cuando está fluyendo y siendo efectivo, nada le detiene ni interrumpe, ni quedarse sin bota.

 

Como responsable de un equipo, me fijo también en la actitud de Valverde

 

  • No le echa la bronca porque no corre. No microgestiona.
  • No le compara con lo que corre otro compañero.
  • No le compara con lo que corre un rival.
  • Confía y le deja gestionar el marcaje individual al que le sometieron.

 

La experiencia productiva, como todo lo que propone GTD incumbe también al ámbito personal.

 

  • Estar a lo que estás cuando estás viendo un partido de tus hijos.
  • Estar a lo que estás cuando estás cenando con familia y/o  amigos (sin runrunes por la cabeza).
  • Estar a lo que estás cuando vas conduciendo.
  • Estar a lo que estás, escuchar activamente cuando estás conversando.

 

En resumen, la paz que proporciona la experiencia productiva la da:

  • Saber que estás haciendo lo que mejor puedes hacer en ese momento
  • Saber y estar muy tranquilo con “lo que no estás haciendo”
  • Tener la capacidad de alternar entre estados de relajación o desconexión total con estados de enfoque total, huyendo de el estado de “alerta continua”.

Siéntete libre de comentar lo que quieras en el blog y compartirlo

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Agenda 2019 en excel

30/12/2017 By Miguel Albizu Moreno 2 comentarios

Ya está aquí la actualización de la Agenda 2019 en excel

Durante este año han sido muchas descargas y muchos los lectores y lectoras que me habéis dado las gracias por email.

Las bondades de la agenda más señaladas, son su portabilidad, su fácil uso y la integración de apartados específicos para el cambio de hábitos que supone GTD.

La agenda 2019 en excel no excluye el uso de herramientas como aplicaciones de calendarios en la nube, que en GTD las usamos para:

– CITAS, es decir, acciones que tienen un día y hora definida y tenemos que hacer si o si. Reuniones, cita con el dentista, con el tutor de tu hijo, una comida con un cliente…

– OBLIGACIONES que tienen día concreto pero no hora y tenemos que hacer si o si. Por ejemplo, enviar una nota de gastos el día 30, comprar unas entradas el primer día de taquilla (on line o física), recoger uniforme escolar el día que nos indica…

– Aquellas que no tenemos que hacer si o si pero que queremos controlar para tomar una decisión sobre ellas. Recordatorios de cumpleaños, eventos en tu localidad, actos en los que intervienen conocidos, citas de compañeros con clientes importantes para dar feedback…

Por otro lado el histórico de las agendas en la nube es limitado y hay que reconocer que mucha gente quiere algo offline por motivos de habilidad técnica o incluso por poder imprimir diariamente una guía de trabajo para llevarla encima pues su trabajo requiere mucha movilidad. Poder escribir sobre ella, anotar gastos, anotar a posteriori visitas o citas no planificadas y que se han atendido…

La versión de 2019 ya está disponible y la regalo para los suscriptores del blog 

¿Como funciona?

La agenda 2019 en excel incluye una pestaña con una visión anual

hoja-anual

Además te facilito un planning totalmente personalizable para que lo utilices como quieras

planning 2017 excel

La agenda 2019 en excel tiene visión semanal, una pestaña por cada una de las 52 semanas del año con links directos para avanzar rápidamente. Están formateadas para imprimir la vista semanal.

agenda 2017 en excel

Además de la parte de horarios, he incluido en la parte de abajo las siguientes utilidades de izquierda a derecha:

– Zona de Acciones siguientes con espacio para definir contexto, tiempo y energía disponible, además de para definir la acción (recuerda comenzar con un verbo accionable)

– Zona de acciones enfocados a adquirir y cambiar hábitos con un espacio en la parte de abajo para una frase inspiradora para la semana.

– Zona de acciones «A la espera» o delegadas o pra dar feedback que quieres supervisar esa semana.

– Un espacio suficiente que hace de Bandeja de entrada para recopilar todo lo que se te pase por la cabeza, vaciar la mente y no desviar tu atención

Para los menos tecnológicos recomiendo usarlo como revisión diaria de GTD, modificar lo que queráis e imprimir para tener el día controlado.

Espero que os guste, que la compartáis para ir ampliando la comunidad de intraemprendedores, que me reportéis feedback de su utilidad y me sugiráis las mejoras que consideréis oportunas.

Nota: Para los actuales suscriptores  ya te ha debido llegar la agenda en un email personalizado.

BOTON

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GTD Objetivos. El mundo es demasiado grande

28/06/2017 By Miguel Albizu Moreno Deja un comentario

Una vez definido el PROPÓSITO y realizada  la VISION de nuestro futuro a 5 años o más , descendemos a los 9.000 metros siguiendo la metáfora de altitudes de David Allen.

 

Llegamos a las METAS Y OBJETIVOS.

¿Qué quiero conseguir en el plazo entre uno y dos años?

¿Cómo conseguirlo en estos entornos VUCA?

Como referencia,  no deberías tener más de 10-15 objetivos abiertos.

 

Veamos este inspirador video de “El hombre de acero”

 

 

– El mundo es demasiado grande, mamá.
– Pues haz que sea pequeño. Tú concéntrate en mi voz. Piensa que es una isla en medio del mar. ¿La ves?
– La veo.
– Pues nada hacia ella, cariño.

 

Nuestro futuro Supermán se ve superado por todo lo que percibe, necesita claridad y foco para aprovechar sus superpodere. En este caso tiene a la mejor coach, que es su madre, para orientarlo, pero en nuestro trabajo y vida personal no siempre podemos echar mano de ella 😉

Como en la mayoría de las ocasiones, las respuestas a nuestras preguntas las tenemos dentro. Para escribir tus Metas y objetivos debes saber contestar una serie de preguntas

 

¿Qué quiero conseguir?

Los objetivos son resultados que se pueden completar y cerrar como “hechos”. Publicar un libro, cambiar de casa, completar un Iron Man…

Es importante identificar lo que david Allen llama el alcance y la escala de cuánto y cuándo se puede decir que la meta está conseguida.

 

¿Cuándo y cómo empezar?

Tiene sentido plantearte objetivos al menos una vez al año. Es habitual (aunque no obligatorio), aprovechar el inicio del año natural o lectivo. Aunque hay objetivos que surgen en otras fechas y que debemos incorporar de manera natural a nuestro sistema GTD

 

¿Qué debo comenzar a hacer? ¿Quién me apoya?

Es importante tener en cuenta la escala superior, la Visión, para poder definir mejor el objetivo. Por ejemplo; si te has visualizado dando una charla TED X, y nunca has hablado en público, tendrás objetivos relacionados como impartir formación interna en tu empresa sobre tu especialidad, como medio de aprendizaje y mejora.

 

Posteriormente bajaremos a la escala inferior, y tendrás que definir varios proyectos (a menos de un año) relacionados con este objetivo (hablaremos de proyectos en próximos post). Esos proyectos tendrán siempre una acción siguiente asociada para que semana a semana te vayas acercando a tu meta.

 

En este viaje necesitas el apoyo de tu empresa y de tu familia, por lo que es importante negociar medios: formación, coahing, tiempo… en el caso de la empresa y reorganizar, si es necesario, la vida familiar.

 

¿Qué debo dejar de hacer?

La definición de objetivos implica un compromiso personal con los mismos. No puede ser “wishful thinking”. Eso conlleva abandonar tu zona de confort y dar un salto a lo desconocido para conseguir ampliarla. En este viaje es importante no llevar exceso de equipaje por lo que tienes que repasar todo tu sistema para ver qué cosas puedes dejar de hacer, delegarlas o externalizarlas de manera que tu energía y esfuerzo se centren en los nuevos objetivos.

 

¿Qué hacen diferente los que están consiguiendo sus objetivos?

  • Se premian. trocean sus objetivos y proyectos en tareas realizables o “tachables” generando endorfinas que les animan a seguir. La acción incompleta es fuente de ansiedad y estrés.
  • Piensan en soluciones, no en problemas y dificultades.
  • Expresan sus metas como resultados conseguidos. “Ironman de tenerife finalizado y feliz” frente a “terminar un ironman”
  • Revisan sus objetivos de manera continua
  • Permanecen flexibles, abiertos a nuevas realidades que puedan hacer modificar parte de su objetivo.
  • Se mantienen siempre al día. Son nómadas del aprendizaje.

GTD objetivos

¿Ves esa isla en medio del mar? Pues nada hacia ella.

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GTD Visión. Oxígeno a 12.000 metros

09/02/2017 By Miguel Albizu Moreno Deja un comentario

En “Haz que funcione”, David Allen se adentra en la parte de perspectiva de GTD con la metáfora de altitudes que van desde la “pista de despegue” que son las acciones, hasta los 15.000 metros del último piso, que es el Propósito, del que hablamos en el post anterior.

 

Independientemente de lo acertado o no de la metáfora, de si nos gusta más o menos, de si realmente son seis niveles, …etc.; Está claro que el segundo nivel más alto en GTD, los 12.000 metros de LA VISIÓN, supone un ejercicio importante para definir, visualizar y trabajar tus metas a largo plazo, las que superan los dos años.

 

La parte de control en GTD es un proceso objetivo de aplicación directa (aunque no sencilla) y cada hábito que incorporamos supone una mejora en nuestra sensación de control y por lo tanto en la efectividad. Por el contrario, la parte de perspectiva tiene muchos más matices. Hay personas que no profundizan y “pasan” de la perspectiva, o no hacen el esfuerzo por entender su potencial y otros que no sólo profundizan, sino como es mi caso, no entendemos GTD sin una perspectiva bien trabajada.

 

Normalmente el adentrarse “de verdad” en las altitudes de la perspectiva va acompañado de un proceso personal de cambio y mejora.

 

En ese camino de mejora tenemos que realizar un “feedforward” que tiene un potencial enorme y que es LA VISIÓN. Se trata de imaginarnos, vernos y sentirnos, dónde y cómo nos gustaría estar, vivir, trabajar en un plazo superior a los dos años. Este plazo nos desliga de los proyectos y objetivos que tengamos en marcha a plazos más cortos y relacionados con nuestra actividad o situación actual. Esto permite ir a la imaginación un poco más allá, entroncar con nuestros valores e imaginarnos un futuro mejor para nosotros.

 

Pero en esta época que nos está tocando vivir, esta necesidad de visionarnos a 3-5 años en el futuro, puede estar motivada por los retos, oportunidades o disrupciones en nuestro entorno laboral; bien por un cambio en el modelo de negocio o bien por la tan traída transformación digital.

 

Si me das a elegir, prefiero iniciar ese camino por iniciativa propia que por necesidad.

 

En estos 12.000 metros en que sitúa Allen la visión no estamos muy cómodos. Será por la presión, o por el miedo a volar…;-)

 

A 12.000 metros hay miedos ocultos, y como en un avión, puede haber turbulencias,  pérdidas de presión… Aquí debes hacer por una vez caso a la explicación de las azafatas. Ya sabes que si vas acompañado por menores debes ponerte tu primero la mascarilla antes que ponérsela a ellos. Esto no es baladí, en un avión comercial, a 12.000m, tienes literalmente segundos para ponerte la máscara de oxígeno antes de perder el conocimiento y, quizás, morir. Por eso es tan importante lo de ponerte tu máscara de oxígeno primero y luego pensar en ayudar a los demás.

 

GTD Visión

¿Qué me quieres decir?

 

Que tenemos que liderar nuestro futuro tanto a nivel personal como profesional. Cuidarnos la salud, hacer deporte y preocuparnos de adquirir las habilidades y conocimientos necesarios que esa visión nuestra del futuro necesita.

 

Que tenemos que hacerlo con coherencia y humildad. No podemos pretender que se transforme nuestra empresa sin hacerlo nosotros. No podemos aconsejar a nuestros compañeros, hijos, pareja sin admitir consejos. No podemos exigir determinados comportamientos, habilidades sin ser nosotros ejemplos de los mismos.

 

Así que ponte la mascarilla por favor 😉
Pdta. Sigo repasando GTD para Billage.es. Aquí puedes seguir la serie de post —> GTD Billage

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GTD ¿Estás enfermo de improductividad?

21/11/2016 By Miguel Albizu Moreno 2 comentarios

¿Estás enfermo de improductividad?

Como si de una enfermedad se tratara, debes huir de los efectos de un mal diagnóstico y un mal tratamiento.

 

GTD se propone como la mejor medicina para tu improductividad. En su prospecto no hay contraindicaciones.

pastilla-gtd

 

En medicina y psicología, se estudian varios efectos que tienes que tener en cuenta al implementar tu GTD, sobre todo si eres autodidacta.

 

Al fin y al cabo, GTD es un conjunto de hábitos, y como tales, cuesta un tiempo incorporar de manera natural a tu comportamiento.

 

3 efectos médicos que debes evitar al implantar GTD

 

Efecto placebo

«Es el conjunto de efectos sobre la salud que produce la administración de un placebo, y que no se deben al efecto específico de ningún acto médico. Aparece en diferentes situaciones y depende del grado de sugestión. Los placebos más comunes incluyen pastillas de azúcar, infusiones y cirugías placebo, pudiendo ser también cualquier otro procedimiento en el que se da información falsa al paciente. Los efectos positivos del placebo desaparecen cuando se informa a los pacientes de la realidad del medicamento que están tomando.» Fuente: Wikipedia

Al comenzar con GTD hay un «momento placebo». Has navegado por varios blogs, has leído a David Allen…

Tras una semana recopilando todo, el primer barrido mental, vaciado de bandejas, y el primer procesado, existe una falsa sensación de control.

 

  • – ¡Qué tío, el Allen!
  • – ¡Esto me va a cambiar la vida!

 

Por un lado, es cierto que todo está ahí, en su sitio y te sientes satisfecho. Pero somos trabajadores del conocimiento, recibimos cientos de inputs diarios y a los pocos días tu sistema te vuelve a parecer ingobernable.

 

Comienza la sensación de pérdida de control, intentas resetear, pero algo no va, planeas acciones en tu agenda que no son citas, tienes proyectos que no avanzan, el mail a tope…

 

  • – ¡La verdad es que Allen no siempre se explica muy bien!

 

Se acerca el segundo efecto

 

Efecto cascada

Con respecto a la tecnología médica, el término se refiere a una cadena de acontecimientos iniciados por una prueba innecesaria, un resultado inesperado, o por la ansiedad del paciente o del médico, que origina pruebas poco aconsejables o tratamientos que pueden causar efectos adversos evitables y / o morbilidad. Fuente: Wikipedia

 

Al igual que en las cascadas de intervenciones clínicas, en GTD las cascadas de improductividad se desencadenan por un factor concreto, regularmente con la ansiedad del paciente, que eres tú por si se te había olvidado..

 

La necesidad de avanzar, de “hacer muchas cosas” hace que te saltes la parte de perspectiva, no plantees y trocees en acciones correctamente los proyectos, no utilices bien la agenda, no definas bien tus contextos, no trabajes por energía y tiempo, etc.

 

Esto generan una cadena de eventos tanto más imparables cuanto más avanzan, de consecuencias imprevisibles e inevitables, habitualmente daños al paciente (que sigues siendo tú) en forma de estrés.

 

Al igual que una enfermedad, aunque concierne a un paciente, puede expandirse a otras personas (familia, equipo de trabajo…) Todos acaban temiendo el virus de tu improductividad.

 

Abandonas…

 

  • – ¡Hasta siempre tío Allen!

Vuelves a tu sistema anterior, la excel de tareas, las prioridades, urgencia e importancia, las acciones no accionables, un tal Eisenhower…

 

Cuando algún compañero te hablan de GTD sientes el tercer efecto…

 

Efecto Nocebo

Se denomina efecto nocebo en medicina y veterinaria al empeoramiento de los síntomas o signos de una enfermedad por la expectativa, consciente o no, de efectos negativos de una medida terapéutica. Podría decirse que es la versión opuesta del efecto placebo. Fuente: Wikipedia

 

  • – ¡No me hables de GTD! ¡Me he «quitao»!

 

Sin embargo, esa sensación de control que tuviste durante unas horas, días, hace que te siga picando el gusanillo. En la clandestinidad, sigues leyendo blogs. Un día lees «Aprende a liberarte del estrés con GTD» de José Miguel Bolivar…

 

«GTD es un sistema formado por una selección de hábitos específicos. Quienes intentan cambiarlo, se sorprenden porque no obtienen los resultados esperados. Esto es normal ya que si se cambia algo, lo que estás usando ya no es GTD sino otra cosa»

 

– ¡Este se explica mejor! Aclaras conceptos, trabajas tu perspectiva, tu misión, áreas de responsabilidad, objetivos, troceas los proyectos en acciones accionables, defines mejor tus contextos… Entras en un efecto cascada, pero ascendente. Resulta que aquí si vale cumplir los protocolos y guías terapéuticas.

 

Hasta entiendes el prospecto de Allen. Y es que GTD es medicina natural y no tiene contraindicaciones.

 

Lee bien las instrucciones de este cambio de hábitos.

En caso de duda consulta a tu blog de referencia.

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Sobre el autor

Miguel Albizu trabaja en banca dirigiendo equipo comercial. Acumula 20 años de experiencia en ventas y gestión de equipos. En su blog habla sobre el intraemprendizaje en la empresa, y en concreto acerca de creatividad e innovación en el modelo de negocio, comunicación interna, negociación interna, trabajo en equipo, liderazgo... Más información

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