GTD Objetivos. El mundo es demasiado grande

Una vez definido el PROPÓSITO y realizada  la VISION de nuestro futuro a 5 años o más , descendemos a los 9.000 metros siguiendo la metáfora de altitudes de David Allen.

 

Llegamos a las METAS Y OBJETIVOS.

¿Qué quiero conseguir en el plazo entre uno y dos años?

¿Cómo conseguirlo en estos entornos VUCA?

Como referencia,  no deberías tener más de 10-15 objetivos abiertos.

 

Veamos este inspirador video de “El hombre de acero”

 

 

– El mundo es demasiado grande, mamá.
– Pues haz que sea pequeño. Tú concéntrate en mi voz. Piensa que es una isla en medio del mar. ¿La ves?
– La veo.
– Pues nada hacia ella, cariño.

 

Nuestro futuro Supermán se ve superado por todo lo que percibe, necesita claridad y foco para aprovechar sus superpodere. En este caso tiene a la mejor coach, que es su madre, para orientarlo, pero en nuestro trabajo y vida personal no siempre podemos echar mano de ella 😉

Como en la mayoría de las ocasiones, las respuestas a nuestras preguntas las tenemos dentro. Para escribir tus Metas y objetivos debes saber contestar una serie de preguntas

 

¿Qué quiero conseguir?

Los objetivos son resultados que se pueden completar y cerrar como “hechos”. Publicar un libro, cambiar de casa, completar un Iron Man…

Es importante identificar lo que david Allen llama el alcance y la escala de cuánto y cuándo se puede decir que la meta está conseguida.

 

¿Cuándo y cómo empezar?

Tiene sentido plantearte objetivos al menos una vez al año. Es habitual (aunque no obligatorio), aprovechar el inicio del año natural o lectivo. Aunque hay objetivos que surgen en otras fechas y que debemos incorporar de manera natural a nuestro sistema GTD

 

¿Qué debo comenzar a hacer? ¿Quién me apoya?

Es importante tener en cuenta la escala superior, la Visión, para poder definir mejor el objetivo. Por ejemplo; si te has visualizado dando una charla TED X, y nunca has hablado en público, tendrás objetivos relacionados como impartir formación interna en tu empresa sobre tu especialidad, como medio de aprendizaje y mejora.

 

Posteriormente bajaremos a la escala inferior, y tendrás que definir varios proyectos (a menos de un año) relacionados con este objetivo (hablaremos de proyectos en próximos post). Esos proyectos tendrán siempre una acción siguiente asociada para que semana a semana te vayas acercando a tu meta.

 

En este viaje necesitas el apoyo de tu empresa y de tu familia, por lo que es importante negociar medios: formación, coahing, tiempo… en el caso de la empresa y reorganizar, si es necesario, la vida familiar.

 

¿Qué debo dejar de hacer?

La definición de objetivos implica un compromiso personal con los mismos. No puede ser “wishful thinking”. Eso conlleva abandonar tu zona de confort y dar un salto a lo desconocido para conseguir ampliarla. En este viaje es importante no llevar exceso de equipaje por lo que tienes que repasar todo tu sistema para ver qué cosas puedes dejar de hacer, delegarlas o externalizarlas de manera que tu energía y esfuerzo se centren en los nuevos objetivos.

 

¿Qué hacen diferente los que están consiguiendo sus objetivos?

  • Se premian. trocean sus objetivos y proyectos en tareas realizables o “tachables” generando endorfinas que les animan a seguir. La acción incompleta es fuente de ansiedad y estrés.
  • Piensan en soluciones, no en problemas y dificultades.
  • Expresan sus metas como resultados conseguidos. “Ironman de tenerife finalizado y feliz” frente a “terminar un ironman”
  • Revisan sus objetivos de manera continua
  • Permanecen flexibles, abiertos a nuevas realidades que puedan hacer modificar parte de su objetivo.
  • Se mantienen siempre al día. Son nómadas del aprendizaje.

GTD objetivos

¿Ves esa isla en medio del mar? Pues nada hacia ella.

GTD Visión. Oxígeno a 12.000 metros

En “Haz que funcione”, David Allen se adentra en la parte de perspectiva de GTD con la metáfora de altitudes que van desde la “pista de despegue” que son las acciones, hasta los 15.000 metros del último piso, que es el Propósito, del que hablamos en el post anterior.

 

Independientemente de lo acertado o no de la metáfora, de si nos gusta más o menos, de si realmente son seis niveles, …etc.; Está claro que el segundo nivel más alto en GTD, los 12.000 metros de LA VISIÓN, supone un ejercicio importante para definir, visualizar y trabajar tus metas a largo plazo, las que superan los dos años.

 

La parte de control en GTD es un proceso objetivo de aplicación directa (aunque no sencilla) y cada hábito que incorporamos supone una mejora en nuestra sensación de control y por lo tanto en la efectividad. Por el contrario, la parte de perspectiva tiene muchos más matices. Hay personas que no profundizan y “pasan” de la perspectiva, o no hacen el esfuerzo por entender su potencial y otros que no sólo profundizan, sino como es mi caso, no entendemos GTD sin una perspectiva bien trabajada.

 

Normalmente el adentrarse “de verdad” en las altitudes de la perspectiva va acompañado de un proceso personal de cambio y mejora.

 

En ese camino de mejora tenemos que realizar un “feedforward” que tiene un potencial enorme y que es LA VISIÓN. Se trata de imaginarnos, vernos y sentirnos, dónde y cómo nos gustaría estar, vivir, trabajar en un plazo superior a los dos años. Este plazo nos desliga de los proyectos y objetivos que tengamos en marcha a plazos más cortos y relacionados con nuestra actividad o situación actual. Esto permite ir a la imaginación un poco más allá, entroncar con nuestros valores e imaginarnos un futuro mejor para nosotros.

 

Pero en esta época que nos está tocando vivir, esta necesidad de visionarnos a 3-5 años en el futuro, puede estar motivada por los retos, oportunidades o disrupciones en nuestro entorno laboral; bien por un cambio en el modelo de negocio o bien por la tan traída transformación digital.

 

Si me das a elegir, prefiero iniciar ese camino por iniciativa propia que por necesidad.

 

En estos 12.000 metros en que sitúa Allen la visión no estamos muy cómodos. Será por la presión, o por el miedo a volar…;-)

 

A 12.000 metros hay miedos ocultos, y como en un avión, puede haber turbulencias,  pérdidas de presión… Aquí debes hacer por una vez caso a la explicación de las azafatas. Ya sabes que si vas acompañado por menores debes ponerte tu primero la mascarilla antes que ponérsela a ellos. Esto no es baladí, en un avión comercial, a 12.000m, tienes literalmente segundos para ponerte la máscara de oxígeno antes de perder el conocimiento y, quizás, morir. Por eso es tan importante lo de ponerte tu máscara de oxígeno primero y luego pensar en ayudar a los demás.

 

GTD Visión

¿Qué me quieres decir?

 

Que tenemos que liderar nuestro futuro tanto a nivel personal como profesional. Cuidarnos la salud, hacer deporte y preocuparnos de adquirir las habilidades y conocimientos necesarios que esa visión nuestra del futuro necesita.

 

Que tenemos que hacerlo con coherencia y humildad. No podemos pretender que se transforme nuestra empresa sin hacerlo nosotros. No podemos aconsejar a nuestros compañeros, hijos, pareja sin admitir consejos. No podemos exigir determinados comportamientos, habilidades sin ser nosotros ejemplos de los mismos.

 

Así que ponte la mascarilla por favor 😉
Pdta. Sigo repasando GTD para Billage.es. Aquí puedes seguir la serie de post —> GTD Billage

GTD ¿Estás enfermo de improductividad?

¿Estás enfermo de improductividad?

Como si de una enfermedad se tratara, debes huir de los efectos de un mal diagnóstico y un mal tratamiento.

 

GTD se propone como la mejor medicina para tu improductividad. En su prospecto no hay contraindicaciones.

pastilla-gtd

 

En medicina y psicología, se estudian varios efectos que tienes que tener en cuenta al implementar tu GTD, sobre todo si eres autodidacta.

 

Al fin y al cabo, GTD es un conjunto de hábitos, y como tales, cuesta un tiempo incorporar de manera natural a tu comportamiento.

 

3 efectos médicos que debes evitar al implantar GTD

 

Efecto placebo

“Es el conjunto de efectos sobre la salud que produce la administración de un placebo, y que no se deben al efecto específico de ningún acto médico. Aparece en diferentes situaciones y depende del grado de sugestión. Los placebos más comunes incluyen pastillas de azúcar, infusiones y cirugías placebo, pudiendo ser también cualquier otro procedimiento en el que se da información falsa al paciente. Los efectos positivos del placebo desaparecen cuando se informa a los pacientes de la realidad del medicamento que están tomando.” Fuente: Wikipedia

Al comenzar con GTD hay un “momento placebo”. Has navegado por varios blogs, has leído a David Allen…

Tras una semana recopilando todo, el primer barrido mental, vaciado de bandejas, y el primer procesado, existe una falsa sensación de control.

 

  • – ¡Qué tío, el Allen!
  • – ¡Esto me va a cambiar la vida!

 

Por un lado, es cierto que todo está ahí, en su sitio y te sientes satisfecho. Pero somos trabajadores del conocimiento, recibimos cientos de inputs diarios y a los pocos días tu sistema te vuelve a parecer ingobernable.

 

Comienza la sensación de pérdida de control, intentas resetear, pero algo no va, planeas acciones en tu agenda que no son citas, tienes proyectos que no avanzan, el mail a tope…

 

  • – ¡La verdad es que Allen no siempre se explica muy bien!

 

Se acerca el segundo efecto

 

Efecto cascada

Con respecto a la tecnología médica, el término se refiere a una cadena de acontecimientos iniciados por una prueba innecesaria, un resultado inesperado, o por la ansiedad del paciente o del médico, que origina pruebas poco aconsejables o tratamientos que pueden causar efectos adversos evitables y / o morbilidad. Fuente: Wikipedia

 

Al igual que en las cascadas de intervenciones clínicas, en GTD las cascadas de improductividad se desencadenan por un factor concreto, regularmente con la ansiedad del paciente, que eres tú por si se te había olvidado..

 

La necesidad de avanzar, de “hacer muchas cosas” hace que te saltes la parte de perspectiva, no plantees y trocees en acciones correctamente los proyectos, no utilices bien la agenda, no definas bien tus contextos, no trabajes por energía y tiempo, etc.

 

Esto generan una cadena de eventos tanto más imparables cuanto más avanzan, de consecuencias imprevisibles e inevitables, habitualmente daños al paciente (que sigues siendo tú) en forma de estrés.

 

Al igual que una enfermedad, aunque concierne a un paciente, puede expandirse a otras personas (familia, equipo de trabajo…) Todos acaban temiendo el virus de tu improductividad.

 

Abandonas…

 

  • – ¡Hasta siempre tío Allen!

Vuelves a tu sistema anterior, la excel de tareas, las prioridades, urgencia e importancia, las acciones no accionables, un tal Eisenhower…

 

Cuando algún compañero te hablan de GTD sientes el tercer efecto…

 

Efecto Nocebo

Se denomina efecto nocebo en medicina y veterinaria al empeoramiento de los síntomas o signos de una enfermedad por la expectativa, consciente o no, de efectos negativos de una medida terapéutica. Podría decirse que es la versión opuesta del efecto placebo. Fuente: Wikipedia

 

  • – ¡No me hables de GTD! ¡Me he “quitao”!

 

Sin embargo, esa sensación de control que tuviste durante unas horas, días, hace que te siga picando el gusanillo. En la clandestinidad, sigues leyendo blogs. Un día lees “Aprende a liberarte del estrés con GTD” de José Miguel Bolivar

 

“GTD es un sistema formado por una selección de hábitos específicos. Quienes intentan cambiarlo, se sorprenden porque no obtienen los resultados esperados. Esto es normal ya que si se cambia algo, lo que estás usando ya no es GTD sino otra cosa”

 

– ¡Este se explica mejor! Aclaras conceptos, trabajas tu perspectiva, tu misión, áreas de responsabilidad, objetivos, troceas los proyectos en acciones accionables, defines mejor tus contextosEntras en un efecto cascada, pero ascendente. Resulta que aquí si vale cumplir los protocolos y guías terapéuticas.

 

Hasta entiendes el prospecto de Allen. Y es que GTD es medicina natural y no tiene contraindicaciones.

 

Lee bien las instrucciones de este cambio de hábitos.

En caso de duda consulta a tu blog de referencia.

3 herramientas para ser más reflexivo

Herramientas para intraemprendedores

A partir de hoy voy a ir publicando diferentes herramientas, barajas, juegos, libros, guías, aplicaciones, vídeos, podcast,  cuadernos de trabajo que utilizo personalmente y que considero ayudan a mejorar nuestro trabajo como o intraemprendedores o emprendedores.

Hoy os muestro tres herramientas para ser más reflexivo, para potenciar el hábito de un análisis de nuestra actividad diaria.

Entre mis objetivos personales definidos en la parte de perspectiva de GTD en Facilethings, está el ser más reflexivo, menos reactivo.

Estamos ante un hábito difícil de cambiar en el que cada avance supone una mejora tanto personal como en las relaciones profesionales, de amistad o familiares.

Para mejorar esta cualidad vengo utilizando estas…

Tres herramientas para ser más reflexivo


 

1.- “Meditaciones diarias para la gente altamente efectiva”

Meditaciones

Los 7 Hábitos para la gente altamente efectiva es uno de los libros más recomendados para una mejora personal y uno de mis favoritos.

Le tengo especialmente cariño, porque inició un proceso de cambio y mejora personal y profesional que todavía continúa.

El tristemente desaparecido Stephen R. Covey nos dejó un gran legado que sigue vigente, excepto el hábito tercero “primero lo primero” que ha sido superado (desde mi experiencia) por un estándar de productividad como es GTD, más adecuado al trabajo actual del conocimiento y que bebe en la parte de perspectiva de algunas ideas de Stephen Covey.

Esta guía es una recopilación de los mejores párrafos del libro original, por lo que es conveniente habérselo leído, en un formato ameno y breve, con reflexiones diarias que abarca los 365 días del año.

No seas tan procrastinador para empezar con este tema el 1 de enero, bastantes planes hacemos en esas fechas. Puedes comprar la guía y empezar el día 1 del mes que viene.


2.- Drucker para todos los días

Drucker

Otra joya que no te puede faltar. Las reflexiones de Peter Drucker no pierden vigencia, incluso se reafirman con el paso de los años.

Abarcar toda su obra lleva unos años de lectura. Joseph A. Maciariello nos facilita el trabajo y en un formato de agenda diaria y bajo la supervisión del autor, recopila las ideas más importantes de las obras de Drucker y nos presenta las claves de su pensamiento.

A diferencia del manual anterior, además de la reflexión diaria nos ponen una “llamada a la acción” una actividad sugerida que, si la pones en práctica y eres constante, supondrá un empuje para tu mejora personal y profesional.

Si quieres otra opción para trabajar a Drucker, Deusto editó en formato agenda “El ejecutivo eficaz en acción”. También con preguntas que llaman a la reflexión y la acción. En el apartado de utilidades tienes un resumen que subí a Slideshare que espero te guste.


3.- GTD 64 Productivity Cards by David Allen

GTD

Si eres GTDtista o estás iniciándote en el arte de ser productivo sin estrés, te debes haber leído los libros de David Allen y, cómo no el de nuestro José Miguel Bolivar; Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD

Como dice Allen, GTD supone principalmente modificar algunos hábitos personales con dos objetivos, “Captar todas las cosas que hay que hacer para colocarlas en un sistema lógico y fiable fuera de la mente” y “adquirir la disciplina necesaria para tomar decisiones sobre aquello que has dado entrada”.

Después desarrolla toda la metodología, que como sabrás si has empezado a utilizarla, no es fácil de incorporar a tu vida diaria. Se producen las “caídas del caballo”.

Y es que los hábitos no son tan fáciles de interiorizar y de aplicar.

Estas 64 tarjetas, de buena calidad, pueden ayudarte a entender mejor GTD y modificar tus hábitos. Son tarjetas sencillas, Una palabra, frase corta en la parte anterior y una cita de David Allen en la parte posterior.


¿Cómo utilizar estas herramientas?

  1. Leer las citas del día de Covey y Drucker. A primera hora o durante el desayuno si lo haces solo. Con una mente abierta. Interioriza las palabras y piensa como aplicarlas en el día de forma provechosa
  2. En un post-it, apunta una llamada a la acción, bien de las sugeridas por Drucker o elegida por ti.
  3. Pégalo en la “productivity card” que llevarás encima todo el día o tendrás a la vista en tu lugar de trabajo. La tarjeta es muy visual y lo visual ayuda a interiorizar. Te ayudarán unas más que otras por lo que recomiendo llevar más de un día encima, las que más te sugieran. Al fin y al cabo solo son 64 por lo que puedes alargar el uso de algunas o darle 5 vueltas a la bajara al año.
  4. Reflexión nocturna sobre el día, cómo has aplicado lo propuesto, cómo podrías hacerlo mejor….

 

Espero que estas tres herramientas para ser más reflexivo te sean de utilidad.

Si te ha gustado el artículo, no dudes en compartirlo!