Hacer Hacer Haciendo | Intraemprendedores

Encontrarás las herramientas para HACER (Productividad, motivación); para HACER HACER (Negociación, comunicación, organización) y finalmente; para HACER HACER HACIENDO (Liderazgo, trabajo en equipo).

Contexto coche en mi sistema GTD

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El año pasado superé el millón de Km en mi vida laboral. Es lo que tiene el trabajo comercial. 25 vueltas al mundo…

Entenderéis que el contexto coche en mi sistema GTD es muy importante para mí. Ya hablé de ello hace unos años en mi blog, Prueba de fuego para los contextos en GTD.

Actualmente, además, es cuando más me estoy desplazando. Diariamente son 100 km hasta mi puesto de trabajo, más lo que me desplazo por los 20 centros que coordino.

La decisión es personal. Tengo compañeros que con buena música lo solucionan. Pero 500 horas al año de música, no digamos de radio… para un buen GTdista son un desperdicio.

Tampoco se trata de obsesionarse con aprovechar cada resquicio de tiempo. Si vuelvo a casa cansado, me pongo a los Marea a tope, así disfruto y no me entra el sueño. Hay que tener muy en cuenta que debemos tener concentración al conducir.

Yo suelo decir que mi empresa me “regala” 500 horas de formación (optimismo vital). No son tantas, pero especialmente el viaje de la mañana, que estás más descansado, te permite hacer muchas cosas interesantes. Os lo cuento y si os parece os cuento también las apps que utilizo y algunas recomendaciones de contenidos.

Requisitos. Coche y móvil.

Tener un coche que tenga ya aplicaciones internas de Android Auto o Apple Car es básico. Tener un móvil “decente” también. Conectas tu móvil por USB al coche y… ¡a funcionar!

Android Auto

Como podéis observar en la foto, el manejo en pantalla táctil es sencillo. Cada vez son más las aplicaciones que se integran en Android Auto y, como todo, el exceso puede ser un problema. El coche sigue sin ser una oficina.  Os recomiendo no manipular conduciendo, ocasiona despistes. Mejor antes de arrancar para todo lo que se pueda hacer en ese momento y evitar ver mensajes de WhatsApp o Telegram mientras conduces.

 

Aplicaciones que más utilizo (por orden de uso)

A) Lector de pdf

eReader Prestigio

En mi trabajo, tengo que leer muchos informes, muchos estudios, artículos… Esta aplicación es la mejor que he encontrado. Admite todos los formatos, pdf, epub, mobi, txt, doc, html, rtf …

Te envías el archivo al móvil, lo buscas desde la app y… ¡a escuchar!

Tengo actualmente además que realizar formación continua de tres certificaciones que exigen estudio de pdf y test en las webs de las recertificadoras. Así que por la mañana me escucho un par de artículos en el viaje y nada más llegar, con la materia fresquita, respondo los test.

Evito imprimir, ayudando al planeta. Aprovecho un momento en el que no recibo llamadas (de 7 a 8 suelen ser pocas) ;-), evito las prisas de las fechas límite y tener que hacerlo en horas en las que no estoy tan concentrado o tengo más interrupciones.

B) Audiolibros

La llegada de estas aplicaciones me ha ayudado mucho. Desde que nacieron los mellizos, madrugo más para volver antes a casa y el rato de lectura nocturno, lo destino a dormir. Leo el 80% ensayo y el viaje a primera hora es ideal para escuchar y comprender. Además, soy más auditivo que visual.

Al principio había pocos libros de gestión o desarrollo en español, pero cada vez son más. Actualmente funciono con tres aplicaciones.

1.- Storytell

Esta es la única aplicación a la que estoy suscrito. Actualmente son 12,99 € al mes el acceso limitado a toda la colección y en mi caso los amortizo con creces. Tiene mucha calidad en los narradores.

Libros  leídos escuchados y que os recomiendo.

Storytell 1Storytell 2

2.- Audible (Amazon)

Estuve suscrito hasta que descubrí Storytell. Actualmente son 14,95 $ al mes.  Además de suscripción tiene ofertas de descuento por packs, así que, si veo dos o tres libros que me interesan, los compro y descargo, sin falta de suscribirme. Algunas recomendaciones:

Audible

3.- Kobo Books (Grupo Rakuten)

Este es mi último descubrimiento. Estaba buscando “Esencialismo” de Greg McKeown para escucharlo a la vez que leía los resúmenes que estaba haciendo Sergio Pantiga en su blog y era la única plataforma que lo tenía. A raíz de ahí he descubierto alguna joya.

C) Podcast

Me encantan los Podcast. Mi aplicación principal es IVOOX, aunque también a veces utilizo Player FM. He reducido mucho los programas que sigo, para evitar “ruido”. Estos son los que sigo actualmente.

1.- Productividad / GTD

Aprendiendo GTD

El trabajo de Manolo, Luis y Sergio ha evolucionado hasta convertirse en el podcast “oficial” de la red Optima Lab, distribuidores oficiales de GTD en España. También sigo sus canales de Telegram y Slack.

Kenso

El podcast de Jeroen Sangers y Enrique Gonzalo. Exploran el mundo de la productividad acercándose desde otros ángulos, teniendo verdaderas joyas.

Be Focus

José Mª Villarmea y Josep Mª Martínez. Dos cracks de la efectividad. Buenos programas, aunque no son muy prolíficos últimamente.

2.- Salud

Fitness Revolucionario de Marcos Vázquez

Simplemente Imprescindible. Ciencia pura sobre alimentación y deporte.

3.- Mundo Digital

Caviar online

Carles Fité y Joan Martín hacen divertido aprender y estar al día de todo lo que se cuece en rrss.

En Digital

El podcast de José Carlos Cortizo es una maravilla de contenido útil en marketing digital.

Podcast

4.- Habilidades Transversales

Learning Legendario

Juanda Sobrado ha creado el mejor podcast para mí sobre formación y presentaciones en español. Su canal de Telegram es una maravilla de profesionales colaborando y compartiendo información

Skillopment

Muy buen podcast de Raúl Hernández Gómez. Últimamente un poco abandonado, pero con perlas interesantes.

El futuro del trabajo

Jordi Serrano y Santi García nos tienen al día de todo lo relacionado con el futuro del mundo laboral con invitados de lujo y aportando mucho valor

Kaizen

Jaime Rodríguez de Santiago, además de comunicar muy bien, tiene la capacidad de sintetizar conceptos y hacerlos útiles para nuestro desarrollo.

5.- Idiomas

Además de poder escuchar audiolibros en su idioma original, escucho mucho La mansión del inglés, son muy didácticos y hago mis pinitos en francés con El podcast de Pierre (ver foto).

6.- Trabajo

Sigo varios podcasts de información económica relacionado con mi trabajo, para estar al día de mercados y previsiones, evitando newsletters que nunca leía…

D) Música

Utilizo Amazon Music. También es compatible Spotify. Tengo mis listas creadas para cada momento, cuando necesito calma, cuando necesito ruido… La navegación es sencilla. Me pongo pesado con el cuidado en la manipulación y la seguridad. Mi coche no me deja manipular cualquier app más de 15 segundos, luego tengo que esperar hasta que se pasan otros 15 para terminar. Así me obligo a poner la lista antes de arrancar o evitar cambiar mucho.

Bueno, hasta aquí el repaso a mi contexto coche. Como ves no suelo hacer llamadas de trabajo mientras conduzco, a no ser que sea algo rápido y que no requiera concentración. Prefiero llamar con mis notas o con el material de referencia delante.  Si que llamo a familia y amigos, especialmente a mi madre si me entra el sueño, así nos ponemos al día y me acompaña (como siempre).

 

 

 

GTD Pensamiento de segundo orden para tu lista Algún Día / Tal Vez

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¡Estoy de vuelta! Parece que los mellizos van creciendo y me van a ir dejando tiempo para volver a bloguear.

Sí, debería saber que eso del tiempo es una excusa ;-), y tienes razón, no era sólo tiempo. Los que somos “de hacer cosas”, a veces iniciamos caminos, que con el tiempo y sin darnos cuenta, nos llevan a la obligación; y esa obligación nos lleva a no disfrutar de lo que nosotros mismos hemos decidido hacer. Así que creo volver a tener la motivación y poder conseguir “el hábito”.

Hago esta reflexión porque llevaba tiempo queriendo comenzar una serie de post sobre el libro Hábitos Atómicos de James Clear, que me ha resultado muy revelador y de ayuda en un proceso personal en el que necesitaba modificar algunos hábitos e incorporar otros. Suscribirse a su 3-2-1 newsletter debería ser obligatorio.

Pero parece que he coincidido en el tiempo con el gran David Torné, que lleva unas semanas hablando sobre el libro y haciendo muy buenas entradas, así que os enlazo su serie al final del post. No tengo mucho que aportar en el resumen que él hace. Lo que si voy a hacer es transmitiros un aprendizaje de la agenda de hábitos “The habit journal” (se vende por separado), que nos propone James Clear, para abordar mejor proyectos que permanecen capturados sin procesar en vuestra lista de GTD “Algún Día /Tal Vez”

Agenda Hábitos

Muchos procrastinadores usan esta lista de GTD para dejar ahí cosas que les da pereza abordar, pero para “iniciadores” como yo, descubrir esta lista fue todo un alivio.

En lugar de comprar un libro o comenzar un curso online, lo dejas en la sublista de “libros a leer” o “cursos a realizar” y te ahorras primero dinero y segundo verte envuelto en un curso que supera las necesidades de tiempo que estimaste para realizarlo y que te termina generando estrés.

La mayoría de las “cosas” que hay en mi lista Algún Día / Tal vez, están ordenadas en sublistas como; “libros a leer”, “ideas para post”, “películas a ver”, “pueblos a visitar”. Estas sublistas te aportan orden y son muy fáciles de gestionar. Cuando terminas un libro, miras tu lista y eliges el siguiente. También eliminas con el tiempo libros que ya no te interesan porque han cambiado tus prioridades.

Pero hay otras sublistas como la de “formación a realizar” u otras ideas como “Casa más grande” que nos pueden llevar por caminos difíciles.

Un día, muy ufano, has tenido una semana muy productiva, te ves con tiempo y ganas quieres rescatar alguno de esos “incompletos” para procesarlo.

“- Sí, me apetece hacer el PowerMBA, al fin y al cabo, llevan semanas persiguiéndome con remárketing y así me dejan en paz” ;-).

Defino el proyecto, decido una siguiente acción “#ordenador Suscribirme a thepowermba.com”, la pongo en su lista correspondiente y comienzo disfrutando con 15 minutos al día. Al tercer día comienzo con imprevistos y lo dejo, a la tercera semana hace 10 días que no he entrado. Tengo algo en la cabeza que me dice que no debía haber empezado… veo la rutina programada todos los días y me genera incomodidad…

Hasta que un día terminas cancelando la rutina de tu sistema, y olvidándote del tema… y del dinero…

Estamos hablando de una decisión banal, al fin y al cabo, no es muy caro y es “sólo dinero” (estos días de confinamiento valoramos mucho más otras cosas). Pero ¿Y si te pasa con una decisión tan importante como cambiarte de casa?

Para esto, James Clear nos propone utilizar el pensamiento de segundo orden, hasta encontarar una segunda y una tercera derivada sobre nuestras decisiones. En GTD y el Cerebro , hablaba del sistema 1 y el sistema 2 de nuestro cerebro que definía Daniel Kahneman. Mi experiencia me dice que muchas de las veces en las que creemos firmemente que estamos utilizando el sistema 2 (Monotarea, Racional, Reflexivo, Exigente, Consciente), estamos utilizando en realidad el sistema 1 (Multitarea, Emocional, Impulsivo, Eficiente, Inconsciente)

Clear Habit Journal

«Así que lo que propone James Clear son ideas para que los “first order thinkers” aprendamos a ver más allá, a jugar una partida de ajedrez y adivinar los movimientos que va a hacer nuestro verdadero rival, LA REALIDAD DIARIA.»

Hace una primera aproximación con la “10-10-10 Rule”. Considerar que va a suponer esa decisión que vas a tomar dentro de 10 minutos, dentro de 10 meses y dentro de 10 años.

Para facilitar el pensamiento de segundo orden propone una pequeña tabla de decisión tres columnas. En la primera anotas tus pensamientos iniciales de primer orden, los que hace el sistema 1 del cerebro. En la segunda empiezas a pensar con el sistema 2 y evolucionas en cada uno de los pensamientos anteriores intuyendo las derivadas medio plazo. En la tercera, si los hay incluyes las derivadas a largo.

Os traslado el ejemplo propuesto en la agenda

DECISION 2

En función de este cuadro, la decisión es tuya, pero será una decisión mucho más racional y…efectiva.

Os dejo el enlace al blog de David Torné

Hábitos atómicos. Cómo funcionan y se crean los hábitos

Os dejo también la presentación que utilicé para un taller con mi equipo sobre la incorporación de hábitos.

Gracias por seguir ahí

 

Redefinir tus Objetivos con la Retrospectiva Starfish

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Cada vez soy más fan de las metodologías ágiles. Los que trabajamos en empresas “tradicionales”, como intraemprendedores, tenemos mucho que aprender de las metodologías, herramientas y procesos de alguna start up.

Muchas veces me veo leyendo blogs que sigo sobre Scrumm y me doy cuenta de que algunas dinámicas y herramientas son útiles para un buen usuario de GTD.

Como estamos en Enero, y toca reflexión anual, te enseño como redefinir tus objetivos con la “Retrospectiva Starfish» o de la estrella de mar para tu sistema GTD.

La Retrospectiva de la estrella de mar o Starfish se utiliza en la revisión semanal de Scrumm. Se trata de ser reflexivos con nuestro trabajo de la semana y de forma rápida decidir que debemos. Además, es muy visual y lo puedes tener todo en un Dina4 o Dina 3. Os dejo una imagen

retrospectiva

Cómo veis. La estrella de mar permite 5 zonas donde apuntar:

1.- Comenzar a hacer / Start doing.

2.- Hacer más de / More of

3.- Continuar haciendo /Keep doing

4.- Hacer menos de / Less off

5.- Dejar de hacer/ Stop doing

 

GTD también tiene una revisión semanal. En ella se da un repaso a todo el sistema para mantenerlo actualizado. La revisión semanal es clave. Requiere disponer de tiempo suficiente para completarla eficazmente. Es vital para mantener el control y la claridad sobre tu sistema (que refleja tu vida).

Hacer una retrospectiva starfish para cada uno de tus proyectos en GTD y cada semana se me antoja difícil. Primero porque en Scrumm es todo el equipo el que analiza la evolución semanal de un proyecto y en GTD eres tú, trabajador del conocimiento, con una lista de 50-80 proyectos.

Recordemos que en GTD un Proyecto es “cualquier resultado que requiere más de una acción y que se pude conseguir en menos de un año”.

En GTD, para los proyectos que requieren de un enfoque más vertical, utilizamos la Planificación Natural de Proyectos, que es muy potente y efectiva. Sin embargo, todos tenemos proyectos que no avanzan, que se atascan. En estos casos, esta retrospectiva puede resultar útil.

Lo que os propongo en este post es utilizarla para estos proyectos atascados y para redefinir vuestros Objetivos. Recordamos que objetivo en GTD es todo resultado que requiere más de una acción y que se puede obtener en un plazo superior al año.

Entiendo que esta reflexión estratégica es menos habitual, (una o dos veces al año). O cuando personalmente lo necesites.

Requisitos

-Tener delante nuestras áreas de responsabilidad. Recordad que yo utilizo otro estándar como la «Rueda de la vida»  Me gusta especialmente la de autocoaching. En este link os la podéis descargar en excel. La Rueda de la Vida

– Para cada área de responsabilidad tendréis unos Objetivos, del que colgarán varios proyectos. Mi herramienta para GTD, Facilethings lo permite.

Vamos a repasar esos objetivos por área y decidir

Start Doing: 

Se trata de dar un repaso por cada uno de los epígrafes de la rueda de la vida. Añadir objetivos a tu sistema. Os saldrán algunos como

  • Aprender algún conocimiento o habilidad.
  • Conocer gente nueva relacionada con un tema de tu interés.
  • Afrontar algún reto de cambio de hábitos.
  • Comenzar a ahorrar para la jubilación.

More of: 

En este caso estamos actuando sobre objetivos qué ya teníamos. Objetivos personales y profesionales (y algún proyecto relacionado) que nos gusta como evolucionan y lo que nos aportan.

Queremos que sigan esa línea y que vayan a más.

Ejemplos:

  • Si has implementado rutina deportiva, pasar a un nivel mayor o acudir a alguna prueba.
  • Si estás aprendiendo algún tema o habilidad que te está aportando, profundizar más.
  • Si estás captando nuevos clientes en un nicho con una estrategia x, avanzar más rápido en el nicho e intentar escalar.

objetivos

Keep Doing

Objetivos con proyectos relacionados que avanzan a buen ritmo, que estamos contentos con ellos, como funcionan, lo que nos aportan… y queremos que lo sigan haciendo.

Ejemplos

  • Has conseguido dedicar 15’ al día para Mindfulness. Te parece suficiente, te aporta y no quieres ni necesitas por ahora avanzar más.
  • Tienes un ritmo de ventas adecuado que te permite conseguir tus objetivos y tener tiempo para dedicar a otros asuntos.
  • Acudes semanalmente a un meetup de conversación en inglés, estás manteniendo tu nivel y además te diviertes.

Less of

Se trata de dedicar menos atención y energía a algunos objetivos que definiste en el pasado. Ya sea porque ya no te aportan (o no aportas) valor, no te divierten o no te motivan.

De aquí puede salir algún Start Doing como automatizar o externalizar temas que nos aburren o no hacemos de forma efectiva.

Por el motivo que sea, ya no están en nuestras prioridades.

Ejemplo:

  • Menos cicloturistas o pruebas de BTT. Lo que te llena es “andar a tu bola” con la bici.
  • Menos eventos, no te están aportando como antes y dilapidas tiempo y energía
  • Menos promociones. Ya das suficiente calidad y servicio como para tener que bajar precios con algunos clientes.

Stop Doing

Parece claro lo que hay que hacer aquí. Os confieso que es donde más disfruto. Eliminar objetivos o proyectos que te están consumiendo tiempo y energía; que no te aportan o que la curva de aprendizaje necesaria está siendo muy costosa para el beneficio esperado. Da mucha paz.

Aquí David Allen es claro «La lista de cosas que hay que dejar de hacer, es más importante que la lista de cosas por hacer»

Ejemplos:

  • Dejar de enviar reportes que no aportan valor porque “siempre se han enviado”.
  • Dejar de hacer la limpieza de casa tú mismo.
  • Dejar de aprender sobre temas técnicos y centrarte en lo que realmente necesitas aprender para mejorar tus resultados.
  • Dejar de llevar tu contabilidad

Bueno. Espero que os haya gustado mi propuesta. Deciros, que la he probado este año con mi equipo en lugar del tan habitual “plan comercial anual” (stop doing) y tengo mucho menos que leer (less off), y mucho más valor recibido (more off) para trabajar en conjunto y poder llevar el equipo a cumplir sus objetivos.

 

Si lo pruebas, me encantaría conocer tu experiencia en los comentarios.

 

Haz que suceda. Certificándome como Internal Trainer en GTD®

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Este es un post un poco más personal. Tengo la necesidad de ser agradecido. Hace algunas semanas que quería escribirlo pero este año estoy teniendo poco espacio para el blog.

“Cuando comience a hacer que sucedan cosas, realmente empezará a creer que puede hacer que ocurran. Y eso es lo que hace que las cosas sucedan”. David Allen

En octubre de 2012 acudí a Barcelona a un taller de fin de semana. “El código del dinero” de Raimon Samsó. Fué de esos talleres que te agitan por dentro y que te hacen “ponerte en marcha”, emprender caminos nuevos.

De ese taller salió la idea de este blog y también una serie de anotaciones “a investigar” y profundizar. Allí oí hablar por primera vez del Business Model Canvas de Alex Osterwalder y allí oí hablar por primera vez de GTDⓇ. En el primer caso trabajamos en el taller los nueve módulos del Lienzo pero el segundo fue un comentario “de pasada” a una pregunta de un participante donde simplemente se nombró la metodología.

Allí hice algo que no sabía entonces que era parte de GTDⓇ; “capturar” el acrónimo, para bucear en google al llegar a casa. La búsqueda no fue sencilla, todavía había muchos coches GTD en esos años, pero sí que descubrí los blogs de referencia de Jeroen Sangers, Jerónimo Sánchez y José Miguel Bolívar que comencé a seguir. También descubrí que el libro en castellano se “mal bautizó” como “Organízate con eficacia” y que lo tenía en casa, lo había leído y no me había enterado de nada :-).

Tras mucha lectura de blogs, comentarios y preguntas incluidos (especialmente en óptima infinito), monté mi primer sistema en facilethings.

Con muchos errores y para fomentar el aprendizaje, en mayo de 2014 comencé a escribir en mi blog sobre GTDⓇ. Exponerse era la mejor forma de trabajar a fondo los conceptos. Creedme; la mejor forma de aprender es contándolo a los demás.

Haz que suceda

En 2016 acudía un fin de semana a Madrid para certificarme como Hero Master  en “The Hero Plan”. Una metodología que supera ampliamente al Canvas de Osterwalder (tampoco había dejado este tema) y de él sabréis más en próximos artículos o podéis acercaros a Wakigami.

Le escribí a José Miguel Bolívar para desvirtualizar. Reconozco que dudé, pero ya sabía que para que las cosas sucedan, hay que dar un primer paso. Fue muy fácil tanto quedar de acuerdo en vernos, como la conexión personal. Tengo un gratísimo recuerdo de ese encuentro, también con Jero y David.

El tener el blog me permitió acudir a alguna reunión de blogueros de GTDⓇ y efectividad, de donde mantengo una buena relación con muchos de ellos.

En primavera de 2017 me atreví a dar un curso de GTDⓇ en mi empresa. Los resultados fueron desastrosos. Son incontables los errores que cometí, pero lo peor fué la frustración, -¿Cómo no soy capaz de transmitir algo que a mí me ha aportado tanto? – me preguntaba-.

Tenía la ilusión de ayudar a mis compañeros y fue imposible.

Pero GTDⓇ tiene estas cosas, cuando tienes algo en mente, pasan cosas. Mi amiga, Ana Bizarro, también discípula de Saimso, lo expresa de otra manera.

– Miguel. ¿Has pedido algo al universo? me pregunta siempre que nos vemos.

Tres meses más tarde José Miguel se puso en contacto conmigo para ofrecerme la certificación como formador interno (sólo para mi empresa).

Recibir de primera mano la formación oficial de GTDⓇ L1 de José Miguel Bolívar fue bestial. El avance en claridad con la metodología y en efectividad personal fue exponencial.

Durante varios meses más fueron habituales las sesiones de dudas por zoom, compartidas con todo el equipo de OPTIMA LAB. No solo avancé en el conocimiento de la metodología sino en cómo enseñarla, absorbiendo toda la experiencia de la DACA, perfeccionada y adaptada a nuestra cultura por los chicos de OPTIMA LAB.

Y por fin, entre marzo y abril de este año impartí tres cursos en mi empresa. Tres grupos de 16 personas que valoraron la formación superando los estándares que exige la DAA (David Allen Academy) a los GTDⓇ trainers, y los que añadidamente se exigen en OPTIMA LAB que son más exigentes (NPS para formador y curso superior a 80).

Espero seguir con grupos en mi empresa y disfrutar de enseñar y de aprender de los compañeros sobre GTDⓇ, (algunos son ya muy top).

Así que gracias, a todos los nombrados aquí y al universo, que está un poco pesado 😉

Delegar en GTD

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Mucho se escribe sobre delegación. Hay infinidad de artículos confeccionados para enamorar a las arañas de Google tipo “10 errores en la delegación”, “7 consejos para delegar con eficacia”… pero en mi día a día veo que la delegación es un concepto mal entendido y por lo tanto mal ejecutado.

Hoy intentaré dar una visión práctica sobre qué es delegar en GTD, qué no es, siempre basado en mi experiencia.

¿Qué es delegar en GTD?

En GTD delegar significa que la siguiente acción para que un proyecto o resultado avance la tiene que realizar otra persona, o es más efectivo que lo haga otra persona.  GTD no indica que esa persona sea un subordinado, puede ser tu jefe, tu pareja, un amigo, un freelance…

Estáis organizando entre tú y tu amigo Juan un fin de semana de casa rural con la cuadrilla y tu te encargas de contratar el alojamiento y tu amigo Juan de enviar un Doodle para ver quienes y cuantos van. Hasta que Juan no envíe el doodle y los demás contesten, tú no puedes avanzar. Tienes una acción siguiente delegada y bien identificada en tu lista «a la espera»

¿Qué podemos delegar en GTD?

1.- Siguientes acciones. Bien aisladas o siguientes acciones que forman parte de un proyecto o resultado.

2.- Proyectos o resultados: Entendiendo proyecto en GTD como todo resultado que requiere más de una acción y que espera completarse antes de un año.

¿Por que se delegan las acciones o los resultados en GTD?

1.- Porque tú no sabes cómo hacer algo y la persona a la que lo encargas sí.

Ejemplos:

Tienes que presentar un plan financiero y no sabes de excel.

Tienes una tienda online y no sabes instalar la pasarela de pago.

2.- Porque tú sabes cómo se hace pero “el otro” sabe hacerlo mejor o más rápido con la misma calidad.

Ejemplos:

Sabes hacer el plan financiero en excel pero otra persona lo hace mucho más rápido y no te queda tiempo para hacerlo tú.

3.- Porque tú sabes cómo se hace pero no aportas ya valor; y el tiempo que le deberías dedicar, lo puedes dedicar a acciones en las que aportas más valor, es decir, esas “para las que te pagan”. En palabras de José Miguel Bolivar “cuanto mayor es la responsabilidad de una persona, menos le pagan por hacer y más le pagan por pensar y decidir”.

Ejemplos: Tienes una tienda online, sabes de SEO pero requiere mucha inversión en estar al día y prefieres externalizarlo y dedicarte al diseño de productos y al copy porque has identificado que ahí estas aportando más valor.

¿Cómo delegar siguientes acciones o resultados en GTD?

    1.- La persona delegada sabe hacerlo.

    Esta es fácil. Si es una acción siguiente, se le traslada con una fecha real de finalización (todo no es ¡para ya!) y la dejamos en la lista “a la espera”. Allí la tendremos en cada revisión semanal de GTD para decidir cuando la reclamamos o supervisamos su ejecución.

    Si es un proyecto y la persona está capacitada para hacerlo, lo importante es definir bien el resultado. Que no haya dudas del por qué, para qué, para quién y para cuando de ese proyecto. Deberás dejar el proyecto (a la espera) en tu GTD y en cada revisión semanal decidir supervisarlo generando una acción siguiente en el contexto adecuado “Escribir mail pidiendo informa del proyecto” o poniéndola en la “agenda” con esa persona (si tienes varios temas con ella).

   delegar

    2.- La persona delegada no sabe hacerlo.

Aquí es donde más confusión hay y donde se centran muchos artículos sobre delegación ya que es un caso muy común en las organizaciones.

La rotación en determinados puestos es importante. En el trabajo del conocimiento lo lógico es que aprendas, que mejores y que vayas avanzando profesionalmente, lo que hace que muchas veces cuando miramos a quien delegar, nos encontremos con perfiles “en progreso”.

De ahí afirmaciones como:

“Lo hago mucho mejor yo que los demás”

“Es demasiado importante para delegarlo” y mi favorita

“Me cuesta más delegarlo que hacerlo”

¡Pués claro! En este caso delegar es un proyecto y en GTD los proyectos no se hacen.

La capacitación de los compañeros para que puedan completar “acciones siguientes” o “proyectos” es en sí un proyecto. Debemos asumirlo si queremos enfocarnos en los trabajos donde aportamos más valor. La formación es responsabilidad de toda la organización y hay que facilitarla.

El trabajador del conocimiento debe asumir que siempre hay gente en progreso (incluido él) y que la formación y capacitación de terceros es parte de su salario.

Si no delegamos los resultados y sólo delegamos las fotocopias y los marrones, estamos hipotecando el futuro de nuestra organización.

Una buena práctica sería listar todo el proceso de capacitación y generar plantillas de proyecto que podamos activar con cada nuevo compañero, con mucho cuidado de no constreñir la iniciativa y creatividad del tutorizado, del que en mi experiencia siempre aprendemos algo

Para cualquier duda o matiz utilizar los comentarios.

 

 

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