Haz que suceda. Certificándome como Internal Trainer en GTD®

Este es un post un poco más personal. Tengo la necesidad de ser agradecido. Hace algunas semanas que quería escribirlo pero este año estoy teniendo poco espacio para el blog.

“Cuando comience a hacer que sucedan cosas, realmente empezará a creer que puede hacer que ocurran. Y eso es lo que hace que las cosas sucedan”. David Allen

En octubre de 2012 acudí a Barcelona a un taller de fin de semana. “El código del dinero” de Raimon Samsó. Fué de esos talleres que te agitan por dentro y que te hacen “ponerte en marcha”, emprender caminos nuevos.

De ese taller salió la idea de este blog y también una serie de anotaciones “a investigar” y profundizar. Allí oí hablar por primera vez del Business Model Canvas de Alex Osterwalder y allí oí hablar por primera vez de GTDⓇ. En el primer caso trabajamos en el taller los nueve módulos del Lienzo pero el segundo fue un comentario “de pasada” a una pregunta de un participante donde simplemente se nombró la metodología.

Allí hice algo que no sabía entonces que era parte de GTDⓇ; “capturar” el acrónimo, para bucear en google al llegar a casa. La búsqueda no fue sencilla, todavía había muchos coches GTD en esos años, pero sí que descubrí los blogs de referencia de Jeroen Sangers, Jerónimo Sánchez y José Miguel Bolívar que comencé a seguir. También descubrí que el libro en castellano se “mal bautizó” como “Organízate con eficacia” y que lo tenía en casa, lo había leído y no me había enterado de nada :-).

Tras mucha lectura de blogs, comentarios y preguntas incluidos (especialmente en óptima infinito), monté mi primer sistema en facilethings.

Con muchos errores y para fomentar el aprendizaje, en mayo de 2014 comencé a escribir en mi blog sobre GTDⓇ. Exponerse era la mejor forma de trabajar a fondo los conceptos. Creedme; la mejor forma de aprender es contándolo a los demás.

Haz que suceda

En 2016 acudía un fin de semana a Madrid para certificarme como Hero Master  en “The Hero Plan”. Una metodología que supera ampliamente al Canvas de Osterwalder (tampoco había dejado este tema) y de él sabréis más en próximos artículos o podéis acercaros a Wakigami.

Le escribí a José Miguel Bolívar para desvirtualizar. Reconozco que dudé, pero ya sabía que para que las cosas sucedan, hay que dar un primer paso. Fue muy fácil tanto quedar de acuerdo en vernos, como la conexión personal. Tengo un gratísimo recuerdo de ese encuentro, también con Jero y David.

El tener el blog me permitió acudir a alguna reunión de blogueros de GTDⓇ y efectividad, de donde mantengo una buena relación con muchos de ellos.

En primavera de 2017 me atreví a dar un curso de GTDⓇ en mi empresa. Los resultados fueron desastrosos. Son incontables los errores que cometí, pero lo peor fué la frustración, -¿Cómo no soy capaz de transmitir algo que a mí me ha aportado tanto? – me preguntaba-.

Tenía la ilusión de ayudar a mis compañeros y fue imposible.

Pero GTDⓇ tiene estas cosas, cuando tienes algo en mente, pasan cosas. Mi amiga, Ana Bizarro, también discípula de Saimso, lo expresa de otra manera.

– Miguel. ¿Has pedido algo al universo? me pregunta siempre que nos vemos.

Tres meses más tarde José Miguel se puso en contacto conmigo para ofrecerme la certificación como formador interno (sólo para mi empresa).

Recibir de primera mano la formación oficial de GTDⓇ L1 de José Miguel Bolívar fue bestial. El avance en claridad con la metodología y en efectividad personal fue exponencial.

Durante varios meses más fueron habituales las sesiones de dudas por zoom, compartidas con todo el equipo de OPTIMA LAB. No solo avancé en el conocimiento de la metodología sino en cómo enseñarla, absorbiendo toda la experiencia de la DACA, perfeccionada y adaptada a nuestra cultura por los chicos de OPTIMA LAB.

Y por fin, entre marzo y abril de este año impartí tres cursos en mi empresa. Tres grupos de 16 personas que valoraron la formación superando los estándares que exige la DAA (David Allen Academy) a los GTDⓇ trainers, y los que añadidamente se exigen en OPTIMA LAB que son más exigentes (NPS para formador y curso superior a 80).

Espero seguir con grupos en mi empresa y disfrutar de enseñar y de aprender de los compañeros sobre GTDⓇ, (algunos son ya muy top).

Así que gracias, a todos los nombrados aquí y al universo, que está un poco pesado 😉

Delegar en GTD

Mucho se escribe sobre delegación. Hay infinidad de artículos confeccionados para enamorar a las arañas de Google tipo “10 errores en la delegación”, “7 consejos para delegar con eficacia”… pero en mi día a día veo que la delegación es un concepto mal entendido y por lo tanto mal ejecutado.

Hoy intentaré dar una visión práctica sobre qué es delegar en GTD, qué no es, siempre basado en mi experiencia.

¿Qué es delegar en GTD?

En GTD delegar significa que la siguiente acción para que un proyecto o resultado avance la tiene que realizar otra persona, o es más efectivo que lo haga otra persona.  GTD no indica que esa persona sea un subordinado, puede ser tu jefe, tu pareja, un amigo, un freelance…

Estáis organizando entre tú y tu amigo Juan un fin de semana de casa rural con la cuadrilla y tu te encargas de contratar el alojamiento y tu amigo Juan de enviar un Doodle para ver quienes y cuantos van. Hasta que Juan no envíe el doodle y los demás contesten, tú no puedes avanzar. Tienes una acción siguiente delegada y bien identificada en tu lista “a la espera”

¿Qué podemos delegar en GTD?

1.- Siguientes acciones. Bien aisladas o siguientes acciones que forman parte de un proyecto o resultado.

2.- Proyectos o resultados: Entendiendo proyecto en GTD como todo resultado que requiere más de una acción y que espera completarse antes de un año.

¿Por que se delegan las acciones o los resultados en GTD?

1.- Porque tú no sabes cómo hacer algo y la persona a la que lo encargas sí.

Ejemplos:

Tienes que presentar un plan financiero y no sabes de excel.

Tienes una tienda online y no sabes instalar la pasarela de pago.

2.- Porque tú sabes cómo se hace pero “el otro” sabe hacerlo mejor o más rápido con la misma calidad.

Ejemplos:

Sabes hacer el plan financiero en excel pero otra persona lo hace mucho más rápido y no te queda tiempo para hacerlo tú.

3.- Porque tú sabes cómo se hace pero no aportas ya valor; y el tiempo que le deberías dedicar, lo puedes dedicar a acciones en las que aportas más valor, es decir, esas “para las que te pagan”. En palabras de José Miguel Bolivar “cuanto mayor es la responsabilidad de una persona, menos le pagan por hacer y más le pagan por pensar y decidir”.

Ejemplos: Tienes una tienda online, sabes de SEO pero requiere mucha inversión en estar al día y prefieres externalizarlo y dedicarte al diseño de productos y al copy porque has identificado que ahí estas aportando más valor.

¿Cómo delegar siguientes acciones o resultados en GTD?

    1.- La persona delegada sabe hacerlo.

    Esta es fácil. Si es una acción siguiente, se le traslada con una fecha real de finalización (todo no es ¡para ya!) y la dejamos en la lista “a la espera”. Allí la tendremos en cada revisión semanal de GTD para decidir cuando la reclamamos o supervisamos su ejecución.

    Si es un proyecto y la persona está capacitada para hacerlo, lo importante es definir bien el resultado. Que no haya dudas del por qué, para qué, para quién y para cuando de ese proyecto. Deberás dejar el proyecto (a la espera) en tu GTD y en cada revisión semanal decidir supervisarlo generando una acción siguiente en el contexto adecuado “Escribir mail pidiendo informa del proyecto” o poniéndola en la “agenda” con esa persona (si tienes varios temas con ella).

   delegar

    2.- La persona delegada no sabe hacerlo.

Aquí es donde más confusión hay y donde se centran muchos artículos sobre delegación ya que es un caso muy común en las organizaciones.

La rotación en determinados puestos es importante. En el trabajo del conocimiento lo lógico es que aprendas, que mejores y que vayas avanzando profesionalmente, lo que hace que muchas veces cuando miramos a quien delegar, nos encontremos con perfiles “en progreso”.

De ahí afirmaciones como:

“Lo hago mucho mejor yo que los demás”

“Es demasiado importante para delegarlo” y mi favorita

“Me cuesta más delegarlo que hacerlo”

¡Pués claro! En este caso delegar es un proyecto y en GTD los proyectos no se hacen.

La capacitación de los compañeros para que puedan completar “acciones siguientes” o “proyectos” es en sí un proyecto. Debemos asumirlo si queremos enfocarnos en los trabajos donde aportamos más valor. La formación es responsabilidad de toda la organización y hay que facilitarla.

El trabajador del conocimiento debe asumir que siempre hay gente en progreso (incluido él) y que la formación y capacitación de terceros es parte de su salario.

Si no delegamos los resultados y sólo delegamos las fotocopias y los marrones, estamos hipotecando el futuro de nuestra organización.

Una buena práctica sería listar todo el proceso de capacitación y generar plantillas de proyecto que podamos activar con cada nuevo compañero, con mucho cuidado de no constreñir la iniciativa y creatividad del tutorizado, del que en mi experiencia siempre aprendemos algo

Para cualquier duda o matiz utilizar los comentarios.

 

GTD La experiencia productiva y Leo Messi

La experiencia productiva (además del nombre del blog de Cruz Guijarro) es un concepto fundamental en GTD. La promesa de “La mente como el agua”, de estar a lo que estás, de fluir, es muy atractiva.

 

La mayoría de las veces, confundimos la productividad personal con hacer más cosas, con hacer deprisa, con estar siempre en acción. Y es que la palabra productividad se asocia con la era industrial, con el hacer más en menos tiempo. Por eso cada vez más usamos “efectividad” para referirnos a esa competencia que tenemos que desarrollar y que nadie nos enseña en nuestro recorrido académico “oficial”.

 

Hay personas que se consideran muy trabajadoras, imprescindibles para su empresa, porque van todo el día haciendo microgestión, hablando por el móvil, llegando tarde, contestando mail, whatsapps….

  • Muy trabajadora e infeliz
  • Muy trabajadora y estresada
  • Muy trabajadora e inefectiva

 

No es fácil explicar que es lo que propone David Allen con su experiencia productiva. Para esto os traigo el artículo de El Periódico con el análisis del trabajo de Leo Messi en el último clásico. Messi caminó el 83% de los minutos del clásico y lo gobernó a su antojo.

 

Algunos datos:

 

  • Leo estuvo el 83,10% de los minutos andando, haciendo jogging el 10,8%, corriendo el 4,95% y al sprint el 1,15%.
  • En velocidad punta fue el más rápido 33,49 km/h
  • En ningún momento, dejó de caminar y recorrió 8,3 Km.
  • Por mucho que lo vigilaran, siempre halló el espacio para estar solo.
  • Intervino en los tres goles del Barça
  • No se paró para atarse la bota derecha que se le había quedado en el camino y asistió, descalzo, el tercer gol.
  • Hizo el triple de regates que todo el Madrid junto.
  • Estuvo casi un cuarto de hora cerca del balón
  • Generó nueve ocasiones de peligro (cinco clarísimas)

 

experiencia productiva

 

Análisis

 

  • El ir todo el día como “pollo sin cabeza” no nos hace “hacer más cosas” ni obtener mejores resultados.
  • Leo anda, pero “está a lo que está”. Está en un estado como define José Miguel Bolivar de “Atención Receptica” Escaneando cada situación y haciendo el esfuerzo (correr el más rápido) cuando hay que hacerlo. Este es un hábito muy difícil de desarrollar e incluso culturalmente mal visto en algunas empresas.
  • Messi no deja de caminar, no mira las redes sociales 😉 no procrastina. Cuando llega su momento corre y es decisivo.
  • Está cerca de “donde pasan las cosas”.
  • Cuando está fluyendo y siendo efectivo, nada le detiene ni interrumpe, ni quedarse sin bota.

 

Como responsable de un equipo, me fijo también en la actitud de Valverde

 

  • No le echa la bronca porque no corre. No microgestiona.
  • No le compara con lo que corre otro compañero.
  • No le compara con lo que corre un rival.
  • Confía y le deja gestionar el marcaje individual al que le sometieron.

 

La experiencia productiva, como todo lo que propone GTD incumbe también al ámbito personal.

 

  • Estar a lo que estás cuando estás viendo un partido de tus hijos.
  • Estar a lo que estás cuando estás cenando con familia y/o  amigos (sin runrunes por la cabeza).
  • Estar a lo que estás cuando vas conduciendo.
  • Estar a lo que estás, escuchar activamente cuando estás conversando.

 

En resumen, la paz que proporciona la experiencia productiva la da:

  • Saber que estás haciendo lo que mejor puedes hacer en ese momento
  • Saber y estar muy tranquilo con “lo que no estás haciendo”
  • Tener la capacidad de alternar entre estados de relajación o desconexión total con estados de enfoque total, huyendo de el estado de “alerta continua”.

Siéntete libre de comentar lo que quieras en el blog y compartirlo

Agenda 2018 en excel

Ya está aquí la actualización de la Agenda 2018 en excel

Durante este año han sido muchas descargas y muchos los lectores y lectoras que me habéis dado las gracias por email.

Las bondades de la agenda más señaladas, son su portabilidad, su fácil uso y la integración de apartados específicos para el cambio de hábitos que supone GTD.

La agenda 2018 en excel no excluye el uso de herramientas como aplicaciones de calendarios en la nube, que en GTD las usamos para:

CITAS, es decir, acciones que tienen un día y hora definida y tenemos que hacer si o si. Reuniones, cita con el dentista, con el tutor de tu hijo, una comida con un cliente…

OBLIGACIONES que tienen día concreto pero no hora y tenemos que hacer si o si. Por ejemplo, enviar una nota de gastos el día 30, comprar unas entradas el primer día de taquilla (on line o física), recoger uniforme escolar el día que nos indica…

– Aquellas que no tenemos que hacer si o si pero que queremos controlar para tomar una decisión sobre ellas. Recordatorios de cumpleaños, eventos en tu localidad, actos en los que intervienen conocidos, citas de compañeros con clientes importantes para dar feedback…

Por otro lado el histórico de las agendas en la nube es limitado y hay que reconocer que mucha gente quiere algo offline por motivos de habilidad técnica o incluso por poder imprimir diariamente una guía de trabajo para llevarla encima pues su trabajo requiere mucha movilidad. Poder escribir sobre ella, anotar gastos, anotar a posteriori visitas o citas no planificadas y que se han atendido…

La versión de 2018 ya está disponible y la regalo para los suscriptores del blog hasta el 31 de enero

¿Como funciona?

La agenda 2018 en excel incluye una pestaña con una visión anual

hoja-anual

Además te facilito un planning totalmente personalizable para que lo utilices como quieras

planning 2017 excel

La agenda 2018 en excel tiene visión semanal, una pestaña por cada una de las 52 semanas del año con links directos para avanzar rápidamente. Están formateadas para imprimir la vista semanal.

agenda 2017 en excel

Además de la parte de horarios, he incluido en la parte de abajo las siguientes utilidades de izquierda a derecha:

– Zona de Acciones siguientes con espacio para definir contexto, tiempo y energía disponible, además de para definir la acción (recuerda comenzar con un verbo accionable)

– Zona de Proyectos con sitio para los ocho que quieras enfocar y la próxima acción de cada proyecto. También con contexto tiempo y energía.

– Zona central de acciones enfocados a adquirir y cambiar hábitos con un espacio en la parte de abajo para una frase inspiradora para la semana.

– Zona de acciones “A la espera” o delegadas que quieres supervisar esa semana. Debajo de la cual dejo espacio para recordatorios de cumpleaños o algún tipo de feedback. Le sigue un área destinada a rutinas y un check list para los que nos dejamos las gafas por medio mundo.

– A la derecha del todo un espacio suficiente que hace de Bandeja de entrada para recopilar todo lo que se te pase por la cabeza, vaciar la mente y no desviar tu atención

Para los menos tecnológicos recomiendo usarlo como revisión diaria de GTD, modificar lo que queráis e imprimir para tener el día controlado.

Espero que os guste, que la compartáis para ir ampliando la comunidad de intraemprendedores, que me reportéis feedback de su utilidad y me sugiráis las mejoras que consideréis oportunas.

Nota: Para los actuales suscriptores  ya te ha debido llegar la agenda en un email personalizado.

BOTON

GTD Objetivos. El mundo es demasiado grande

Una vez definido el PROPÓSITO y realizada  la VISION de nuestro futuro a 5 años o más , descendemos a los 9.000 metros siguiendo la metáfora de altitudes de David Allen.

 

Llegamos a las METAS Y OBJETIVOS.

¿Qué quiero conseguir en el plazo entre uno y dos años?

¿Cómo conseguirlo en estos entornos VUCA?

Como referencia,  no deberías tener más de 10-15 objetivos abiertos.

 

Veamos este inspirador video de “El hombre de acero”

 

 

– El mundo es demasiado grande, mamá.
– Pues haz que sea pequeño. Tú concéntrate en mi voz. Piensa que es una isla en medio del mar. ¿La ves?
– La veo.
– Pues nada hacia ella, cariño.

 

Nuestro futuro Supermán se ve superado por todo lo que percibe, necesita claridad y foco para aprovechar sus superpodere. En este caso tiene a la mejor coach, que es su madre, para orientarlo, pero en nuestro trabajo y vida personal no siempre podemos echar mano de ella 😉

Como en la mayoría de las ocasiones, las respuestas a nuestras preguntas las tenemos dentro. Para escribir tus Metas y objetivos debes saber contestar una serie de preguntas

 

¿Qué quiero conseguir?

Los objetivos son resultados que se pueden completar y cerrar como “hechos”. Publicar un libro, cambiar de casa, completar un Iron Man…

Es importante identificar lo que david Allen llama el alcance y la escala de cuánto y cuándo se puede decir que la meta está conseguida.

 

¿Cuándo y cómo empezar?

Tiene sentido plantearte objetivos al menos una vez al año. Es habitual (aunque no obligatorio), aprovechar el inicio del año natural o lectivo. Aunque hay objetivos que surgen en otras fechas y que debemos incorporar de manera natural a nuestro sistema GTD

 

¿Qué debo comenzar a hacer? ¿Quién me apoya?

Es importante tener en cuenta la escala superior, la Visión, para poder definir mejor el objetivo. Por ejemplo; si te has visualizado dando una charla TED X, y nunca has hablado en público, tendrás objetivos relacionados como impartir formación interna en tu empresa sobre tu especialidad, como medio de aprendizaje y mejora.

 

Posteriormente bajaremos a la escala inferior, y tendrás que definir varios proyectos (a menos de un año) relacionados con este objetivo (hablaremos de proyectos en próximos post). Esos proyectos tendrán siempre una acción siguiente asociada para que semana a semana te vayas acercando a tu meta.

 

En este viaje necesitas el apoyo de tu empresa y de tu familia, por lo que es importante negociar medios: formación, coahing, tiempo… en el caso de la empresa y reorganizar, si es necesario, la vida familiar.

 

¿Qué debo dejar de hacer?

La definición de objetivos implica un compromiso personal con los mismos. No puede ser “wishful thinking”. Eso conlleva abandonar tu zona de confort y dar un salto a lo desconocido para conseguir ampliarla. En este viaje es importante no llevar exceso de equipaje por lo que tienes que repasar todo tu sistema para ver qué cosas puedes dejar de hacer, delegarlas o externalizarlas de manera que tu energía y esfuerzo se centren en los nuevos objetivos.

 

¿Qué hacen diferente los que están consiguiendo sus objetivos?

  • Se premian. trocean sus objetivos y proyectos en tareas realizables o “tachables” generando endorfinas que les animan a seguir. La acción incompleta es fuente de ansiedad y estrés.
  • Piensan en soluciones, no en problemas y dificultades.
  • Expresan sus metas como resultados conseguidos. “Ironman de tenerife finalizado y feliz” frente a “terminar un ironman”
  • Revisan sus objetivos de manera continua
  • Permanecen flexibles, abiertos a nuevas realidades que puedan hacer modificar parte de su objetivo.
  • Se mantienen siempre al día. Son nómadas del aprendizaje.

GTD objetivos

¿Ves esa isla en medio del mar? Pues nada hacia ella.