Mucho se escribe sobre delegación. Hay infinidad de artículos confeccionados para enamorar a las arañas de Google tipo “10 errores en la delegación”, “7 consejos para delegar con eficacia”… pero en mi día a día veo que la delegación es un concepto mal entendido y por lo tanto mal ejecutado.

Hoy intentaré dar una visión práctica sobre qué es delegar en GTD, qué no es, siempre basado en mi experiencia.

¿Qué es delegar en GTD?

En GTD delegar significa que la siguiente acción para que un proyecto o resultado avance la tiene que realizar otra persona, o es más efectivo que lo haga otra persona.  GTD no indica que esa persona sea un subordinado, puede ser tu jefe, tu pareja, un amigo, un freelance…

Estáis organizando entre tú y tu amigo Juan un fin de semana de casa rural con la cuadrilla y tu te encargas de contratar el alojamiento y tu amigo Juan de enviar un Doodle para ver quienes y cuantos van. Hasta que Juan no envíe el doodle y los demás contesten, tú no puedes avanzar. Tienes una acción siguiente delegada y bien identificada en tu lista «a la espera»

¿Qué podemos delegar en GTD?

1.- Siguientes acciones. Bien aisladas o siguientes acciones que forman parte de un proyecto o resultado.

2.- Proyectos o resultados: Entendiendo proyecto en GTD como todo resultado que requiere más de una acción y que espera completarse antes de un año.

¿Por que se delegan las acciones o los resultados en GTD?

1.- Porque tú no sabes cómo hacer algo y la persona a la que lo encargas sí.

Ejemplos:

Tienes que presentar un plan financiero y no sabes de excel.

Tienes una tienda online y no sabes instalar la pasarela de pago.

2.- Porque tú sabes cómo se hace pero “el otro” sabe hacerlo mejor o más rápido con la misma calidad.

Ejemplos:

Sabes hacer el plan financiero en excel pero otra persona lo hace mucho más rápido y no te queda tiempo para hacerlo tú.

3.- Porque tú sabes cómo se hace pero no aportas ya valor; y el tiempo que le deberías dedicar, lo puedes dedicar a acciones en las que aportas más valor, es decir, esas “para las que te pagan”. En palabras de José Miguel Bolivar “cuanto mayor es la responsabilidad de una persona, menos le pagan por hacer y más le pagan por pensar y decidir”.

Ejemplos: Tienes una tienda online, sabes de SEO pero requiere mucha inversión en estar al día y prefieres externalizarlo y dedicarte al diseño de productos y al copy porque has identificado que ahí estas aportando más valor.

¿Cómo delegar siguientes acciones o resultados en GTD?

    1.- La persona delegada sabe hacerlo.

    Esta es fácil. Si es una acción siguiente, se le traslada con una fecha real de finalización (todo no es ¡para ya!) y la dejamos en la lista “a la espera”. Allí la tendremos en cada revisión semanal de GTD para decidir cuando la reclamamos o supervisamos su ejecución.

    Si es un proyecto y la persona está capacitada para hacerlo, lo importante es definir bien el resultado. Que no haya dudas del por qué, para qué, para quién y para cuando de ese proyecto. Deberás dejar el proyecto (a la espera) en tu GTD y en cada revisión semanal decidir supervisarlo generando una acción siguiente en el contexto adecuado “Escribir mail pidiendo informa del proyecto” o poniéndola en la “agenda” con esa persona (si tienes varios temas con ella).

   

    2.- La persona delegada no sabe hacerlo.

Aquí es donde más confusión hay y donde se centran muchos artículos sobre delegación ya que es un caso muy común en las organizaciones.

La rotación en determinados puestos es importante. En el trabajo del conocimiento lo lógico es que aprendas, que mejores y que vayas avanzando profesionalmente, lo que hace que muchas veces cuando miramos a quien delegar, nos encontremos con perfiles “en progreso”.

De ahí afirmaciones como:

“Lo hago mucho mejor yo que los demás”

“Es demasiado importante para delegarlo” y mi favorita

“Me cuesta más delegarlo que hacerlo”

¡Pués claro! En este caso delegar es un proyecto y en GTD los proyectos no se hacen.

La capacitación de los compañeros para que puedan completar “acciones siguientes” o “proyectos” es en sí un proyecto. Debemos asumirlo si queremos enfocarnos en los trabajos donde aportamos más valor. La formación es responsabilidad de toda la organización y hay que facilitarla.

El trabajador del conocimiento debe asumir que siempre hay gente en progreso (incluido él) y que la formación y capacitación de terceros es parte de su salario.

Si no delegamos los resultados y sólo delegamos las fotocopias y los marrones, estamos hipotecando el futuro de nuestra organización.

Una buena práctica sería listar todo el proceso de capacitación y generar plantillas de proyecto que podamos activar con cada nuevo compañero, con mucho cuidado de no constreñir la iniciativa y creatividad del tutorizado, del que en mi experiencia siempre aprendemos algo

Para cualquier duda o matiz utilizar los comentarios.