Hace ya unos meses, durante el confinamiento, cambié mi sistema GTD de mi adorado Facilethings a To Do de Microsoft Office.

El motivo fue la practicidad. Primero, porque mi empresa migró a toda la plantilla a Office 365. Segundo, porque los protocolos de seguridad informática impiden que utilicemos otras plataformas en el trabajo.

La verdad es que la adaptación fue bastante rápida y para mi supuso una simplificación de mi sistema, además de una mejora en la movilidad, máxime cuando estoy siempre viajando y en diferentes centros.

Mi trayectoria con GTD comenzó a la vez que mi afición por la BTT. En el ambiente de la bici de monte, siempre hemos estado con las dudas de la máquina idónea. Cada año, teníamos, o los del Bike nos hacían tener, muchas dudas. 😉

• ¿Sram o Shimano?
• ¿Rueda de 26’’ o de 29’’? – ¡No! Mejor de 27,5’’
• ¿Rígida o doble?
• ¿Monoplato?

Al final, si no estás en tu peso y no entrenas, es difícil estar cerca de tu mejor versión…

En GTD es lo mismo. Hay una búsqueda constante de la app perfecta, lo veo constantemente en los foros en los que participo. Sin embargo, si no interiorizas los hábitos, la aplicación informática es lo de menos.

Para mí, que nunca había cambiado de aplicación, el traslado de mi “hogar de GTD” ha supuesto una satisfacción y además he aprovechado para simplificar y reducir mucho “ruido”. También me he permitido “personalizar” Gtd por primera vez (un poco) 😉

Así que no me queda más que agradecer a Francisco Sáez y Facilethings estos años de compartir viaje y recomendar Facilethings si estáis empezando, para ayudaros a “fijar” los hábitos asociados a GTD.

Mi sistema GTD en To Do

Cuando hablo de personalizar, me refiero a que cada aplicación tiene cosas mejores y peores para GTD. En este caso, para facilitar la navegabilidad en el ordenador, en vez de crear listas directamente lo que me obligaría a utilizar mucho el scroll, he creado algunos grupos. Abajo, a la derecha de listas

Esta es la configuración que tengo actualmente

Cada grupo a su vez contiene las diferentes listas

Os los describo por orden de abajo a arriba

1.- PERSPECTIVA

No puedo dejar de tener la perspectiva en mi sistema. La he dividido en 4 listas.

La lista Propósito tiene dos tareas (terminología de To Do, no confundiros) con mi propósito detallado.

Lo mismo para Visión y Objetivos. Dejo aparte Proyectos y Acciones siguiente.

Os detallo como ejemplo el de áreas de responsabilidad. Como sabéis utilizo desde hace años el estándar de la rueda de la Vida de Autocoaching. Así, he agregado como tarea en la app las 8 áreas que propone este sistema. En cada tarea, To Do permite “Agregar paso” Allí he detallado cada uno de los conceptos de manera que puedo hacer cada cierto tiempo un repaso rápido y accesible a mis áreas de responsabilidad. Os pongo el ejemplo del área de salud.

Para facilitar, todas las listas de este grupo están en color morado.

2.-  MATERIAL DE REFERENCIA

Las listas de este grupo van en rojo. Tengo 4 listas. Una de Material de referencia según el concepto de GTD. En casa tengo teléfonos del electricista, garantías. En viajes teléfonos de pisos que he alquilado otros años, etc.

En este grupo incluyo una lista de claves personales que quiero tener a mano. Otra de claves de diferentes programas y webs de la empresa y diferentes checklist.

3.- ALGUN DIA / TAL VEZ

Este grupo, que también va en rojo, contiene dos listas de GTD. Separo, como recomienda José Miguel Bolívar, la lista Algún Día (cosas sobre las que ya he decidido pero que todavía no puedo o quiero afrontar) y la lista Tal vez, con cosas que no he decidido afrontar, pero quiero tener en mi radar.

4.- A LA ESPERA

Grupo cuyas listas también van en rojo y que también divido en dos. Incluyo la lista “esta semana no” y la lista “A la espera” juntas porque siempre las repaso a la vez.

 

5.- LA LISTA DE PROYECTOS

Aquí no he abierto grupos para facilitar ver toda la lista de golpe, además es imprimible, lo que me es útil a la hora de la revisión semanal.

La lista proyectos van en azul. Como personalización, nombro mis proyectos con cuatro letras mayúsculas delante que se corresponden con las áreas de responsabilidad.

Así REDI sería el área red Económica Dinero (para mis finanzas personales); REDP Red Económica Desarrollo Profesional (para el trabajo), etc. Ocho claves para 8 áreas de responsabilidad.

To do permite ordenar las listas por orden alfabético y así repaso lista de proyectos ordenada por áreas, sin tener que estar saltando de un proyecto de trabajo a uno personal. Personalmente, me ayuda y me evita dispersarme al repasar.

6.- ARCHIVO DE SEGUIMIENTO

Aquí tengo detallas todas las rutinas personales y profesionales, así como acciones que puedo realizar a partir de una fecha determinada. Lo ordena por fecha más próxima y es muy útil.

7.- GRUPOS DE ACCIONES SIGUIENTES

Para facilitar el trabajo en la aplicación y evitar estar realizando scroll continuo utilizo los grupos que habéis visto al inicio en la configuración Inicial. Os detallo que incluye cada grupo de Acciones siguientes

El grupo HERRAMIENTAS separa y agrupa las acciones que puedo hacer en diferente software o hardware

El grupo COMUNICACIONES separa y agrupa, acciones que he decidido es mejor hacer por mail, mensajería o llamar por teléfono

ENFOCADO

Separo lecturas y cursos que requieren concentración e incluyo “Timetothing”, temas que quiero pensar detenidamente, normalmente con un A3 apaisado para mapa mental 😉

RECADOS / COMPRAS

Aquí separo el offline del online.

LUGARES

Tareas que solo puedo hacer si estoy en los SSCC, en el coche (puedes leer contexto coche en mi sistema GTD) en casa o en el pueblo.

En agendas incluyo compañeros con los que tengo feedback continuo, así como temas a comentar en las diferentes reuniones periódicas.

También tengo una lista de Feedback. Incluye temas profesionales y personales.

8.- BANDEJA DE ENTRADA

Para capturar cuando estás trabajando. Office te permite marcar los correos de Outlook y automáticamente te los envía arriba del todo (ver imagen inicial) en la banderita de correo electrónico marcado.

Yo no lo uso, y puede dar lugar a maños hábitos, marcar el correo para vaciar rápido la bandeja de entrada de Outlook y no tomar decisiones según el flujo de trabajo de GTD

OTRA UTILIDADES

1) Hashtags

En To Do, con el sistema de listas, evitas redundar con los hashtags habituales para contextos #llamadas, #recados, etc.

Donde sí utilizo hashtags es en los proyectos.

Cada proyecto lleva una palabra clave con una almohadilla delante. Ejemplo, estoy haciendo un curso de sucesiones y el proyecto es “RECP Curso #sucesiones completado”. De esta manera, con el buscador de To Do busco el hashtag #sucesiones y veo si tiene acciones asociadas.

Al coordinar 20 centros, tengo el hábito de poner en cada acción el hashtag del centro relacionado, ejemplo #003 de manera que cuando hablo con él o la responsable, utilizo el buscador y veo todas las acciones, proyectos y feedback que puedo repasar.

Bueno, este es mi sistema. Espero os haya aportado y si tenéis alguna pregunta o sugerencia os leo en los comentarios.