GTD y los momentos de la verdad

A primeros de Junio asistí a un taller sobre motivación, impartido por uno de los mejores coach ejecutivos de España, Peter Schreibvogel, socio de Evocalia.

Entre todo el conocimiento y experiencia que puso a nuestra disposición, que fue mucho, os voy a rescatar una reflexión sobre “Los Momentos de la Verdad”  al que le doy mi visión como GTDista en este:

“GTD y los momentos de la verdad”

 

Los que tenemos la responsabilidad sobre un grupo de trabajo, conocemos la fuerza que tiene el reconocimiento, el refuerzo positivo, sobre las personas.

Schreibvogel apostaba, como motivador, por ese feedback imprevisto, continuo, que se puede dar en un pasillo, en una conversación informal, al final de una llamada; frente al proceso “oficial” y formalizado de mejora y desarrollo, en el que se queda en una fecha determinada, se prepara por ambas parte para hablar de la evolución personal / profesional del ultimo año / semestre.

Por supuesto, no hablamos de eliminar este sistema, sino de la importancia de esos “Momentos de la verdad”.

Tampoco el feedback es siempre para dar enhorabuenas; hay varios niveles:

Feedback

– Por cierto Juan, enhorabuena por el trabajo realizado el mes pasado, voy a trasladarlo a otros centros como ejemplo.
– Por cierto Juan, bien trabajado ese nuevo proyecto. Felicita al equipo de mi parte.
– Por cierto Juan, he repasado tu planificación para este semestre. Bien enfocada, pero necesito mayor concreción en los clientes a visitar. Dale una vuelta.
– Por cierto Juan, he visto tu informe de actividad. He notado diferencias con semanas anteriores. ¿Necesitáis que os eche una mano?

La importancia de saber que tu trabajo se ha leído, evaluado y recibir un feedback, es suficiente en la mayoría de los casos.

Además, refuerzas los buenos comportamientos y experiencias.

Mi experiencia en ese sentido, también es muy positiva, tanto que hace un año la incorporé a mi sistema de GTD.

Cómo sabéis los lectores del blog, utilizo Facilethings, tanto en el ordenador cono en el smartphone para tener siempre mi sistema accesible.

La planificación y reporte comercial de mi empresa es semanal. Cuando repaso la planificación anoto en mi sistema GTD las acciones más interesantes, por importancia económica o creatividad. Facilethings recomienda añadir @Nombre para identificar la persona asignada a la tarea. En mi caso utilizo el hashtag #centrodetrabajo ya que trabajamos con objetivos grupales en unos 23 centros de trabajo diferente.

Estas acciones normalmente están en la lista “A LA ESPERA” puesto que no tengo que hacerlas yo directamente. Puedes añadir en esas tareas el hashtag #feedback.

De esta manera antes de entrar (cuando vas a visitar un centro de trabajo), o durante una llamada que recibes por otros temas; buscas rápidamente en tu sistema por el #centrodetrabajo (ej. #Pamplona) y puedes repasar todos los temas pendientes y dar feedback sobre el trabajo / proyecto finalizado.

La sensación de control y de interés que transmites por el trabajo de los demás es muy importante. En mi caso, además de ser parte de mi responsabilidad, disfruto haciéndolo y me molesta cuando por otros motivos que se dan en las organizaciones, no puedo hacerlo adecuadamente.

Si gestionas bien “Los Momentos de la Verdad” tendrás colaboradores motivados y los resultados fluirán hacia tu equipo.

 

Espero tus comentarios y/o experiencias.
¡También puedes compartirlo!

GTD y el cerebro

La semana pasada impartí mi primer curso de GTD a un grupo de pequeños empresarios.

Lo primero que quiero es agradecer la colaboración de Francisco Saez de FACILETHINGS. Entiendo que en el curso hay mucho aprendizaje de su programa y de blosg como el suyo,que reflejo en la bibliografía de la presentación.

Después de hacer un recorrido por la historia, analizando los diferentes sistemas que se han utilizado para la gestión del tiempo y mejora de la productividad, concluimos que los profesionales del SXXI necesitaban algo diferente puesto que;

– Se nos exige trabajar más y mejor si queremos diferenciarnos.

– No hay horarios diferenciados, trabajo, vida personal, social se mezclan.

– Tenemos la cabeza llena de ideas, tareas, proyectos, con diferentes grados de ejecución.

– ¿Cómo organizarnos en una sociedad con tantas interrupciones, y tantos y continuos inputs de entrada?

-¿Cómo dejar de trabajar de forma reactiva, procrastinar? ¿Como cambio mis hábitos?

Hay que gestionarse a uno mismo, antes de gestionar el tiempo, y GTD ha supuesto un cambio importante para mí. La sensación de control a nivel laboral, personal, social y la consecuente mejora de mi calidad de vida en estos dos años que llevo “GTDando” no me dejan lugar a dudas.

Esto es muy difícil de transmitir a quien no lo ha vivido, por eso en el taller quise no solo explicarles la filosofía GTD, el método y mi experiencia, sino indagar en la relación entre GTD y el cerebro;  en los procesos mentales que hacen que GTD funcione. Para ello les hablé de neurociencia, estrés, creatividad, hábitos, PNL…, vamos… que no se si aprendieron mucho 😉 

Me basé en dos libros que son imprescindibles para “abrir la cabeza” y entender como funciona nuestra mente; “Ágilmente” de Estalisnao Bachrach y el sorprendente “Pensar Rápido Pensar despacio” de Daniel Kahneman

Os dejo la presentación del taller.

GTD tiene dos objetivos principales

1.- Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE

2.- Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes.

Vamos a intentar razonar lo que subyace detrás de estos objetivos.

GTD ELIMINA EL ESTRÉS NEGATIVO

Estalisnao Bachrach en “Agilmente” describe tres “capas” en nuestro cerebro.

tres cerebros

La lagartija: Cerebro reptiliano (500 millones de años) regula respiración sueño despertar, ritmo cardíaco. Autopreservación.

La ardilla o cerebro límbico (200 millones de años) supervivencia animal. Correr, pelear, alimentarse reproducirse. Incluye tres zonas importantes:

– Tálamo: Torre de control de los sentidos.
– Hipocampo: Convierte la memoria a corto en largo. 
– Amigdala: Centro de las emociones (enojo, miedo, placer).

El córtex (100.000 años) Visión, habla, memoria, funciones ejecutivas.

Bachrach concluye:
“Somos seres emocionales que aprendimos a pensar y no máquinas pensantes que sentimos. El interruptor del cerebro es la parte emocional. La mayoría de las decisiones que tomamos no son conscientes, están tomadas por emociones. Nuestro consciente racional justifica decisiones que ya habíamos tomado antes de ser conscientes de ellas.”

Podemos poner el ejemplo de la compra de un coche. Nos reconocemos justificando la compra (por unos euros mas…, mira que rebaja conseguí…, tiene bajo consumo…) cuando ya de antemano, por diferentes motivos, (diseño, estatus, familia…) mucho más emocionales que racionales, ya lo teníamos decidido.

El córtex es la que más usamos en nuestro trabajo diario. Es la región que más energía consume. Se ocupa de comprender, decidir, memorizar, recordar, inhibir ciertos pensamientos… El combustible es glucosa y oxígeno. Hay un depósito que tiene un límite biológico. Por más que nos esforcemos, no podemos seguir sin recargarlo.

De ahí que el objetivo 1 de GTD, vaciar la cabeza, nos permite utilizar más eficazmente nuestro cerebro.

Abundando en el tema: El DR Mario Alonso Puig en su explicación de por qué se produce el estrés coincide que las situaciones descritas al inicio por los asistentes al curso de GTD el cerebro límbico las interpreta como el ataque de un Leopardo. Segrega adrenalina y otras “….inas” y las envía a los músculos para atacar o huir. Y nosotros seguimos pegados al ordenador. Puig concluye la importancia del ejercicio físico para evitar que el no uso de estas sustancias por los músculos derive en diversas enfermedades.

GTD TE AYUDA CAMBIAR MALOS HABITOS

Bachrach propone el ejemplo de la caza del oso. Si habéis leido la hexalogía Los hijos de la Tierra de J.M Auel; en su primer tomo “El Clan del oso cavernario” se narra la prueba que tenían que pasar los Neanthertales para convertirse en adultos, con grave riesgo de perder la vida; cazar un enorme oso cavernario. El resultado final de la caza, la aceptación del grupo, el estatus de cazador, el acceder a las mejores hembras…es lo que genera el cambio de hábitos y seguir cazando osos a pesar del riesgo.

oso

Bachrach concluye que “El cerebro entiende el sistema comportamiento / recompensa, se libera una fuerte dosis de dopamina que nos motiva a volver a intentarlo y repetirlo. Este comportamiento repetitivo enciende el circuito de recompensa y otros sistemas neurológicos que nos motivan a mejorar el comportamiento y hacer cada vez más fácil y frecuente una acción.”

Cuando utilizas GTD y sientes que tienes control, vas a generar una serie de hábitos que incorporarás a tu vida personal, social y laboral.

GTD MEJORA TU CREATIVIDAD

Bachrach nos enseña que los últimos estudios del cerebro concluyen que no existe una separación funcional del cerebro izquierdo y derecho. Por ello le dieron el premio Nobel de medicina al Dr Eric Kandel en el año 2000. “Kandel nos habla de Memoria Inteligente, un nuevo modelo de cerebro donde el análisis y la intuición trabajan de manera simultánea en todos los procesos de pensamiento. No hay tales cerebro izquierdo y derecho, sólo aprendizaje y recuerdo.”

Kandel imagina un cerebro donde los datos están en cajones, que comienzan a abrirse y cerrarse conectando recuerdos de manera azarosa. Cuanto más relajados estamos, más conexiones tenemos y más ideas.

ideas

 

Ilustración del libro "Ágilmente"

Muchas de las ideas que provienen de la asociación de conceptos, se nos olvidan poco tiempo después. Hay que anotar todo. El objetivo número 1 de GTD.

Otros datos recogidos en Ágilmente.

– Tenemos 65.000 pensamientos al día y el 95% son iguales a los de ayer y mañana.
– Nuestros 5 sentidos captan 11MB de información por segundo, la mayor parte a través de la visión, pero el consciente a lo sumo procesa 40 Bytes por segundo. No somos multitarea.

Si conduciendo por una carretera conocida hablamos por teléfono, no recordamos haber pasado por algunas poblaciones…

Si mientras tu esposa te habla tu estás pensando en otras cosas, no superaras la pregunta ¿Qué te acabo de decir? 🙂

Esta afirmación se entiende mejor después de leer “Pensar rápido, Pensar Despacio” de Daniel Kahneman, psicólogo de origen israelí que obtuvo el premio Nobel de… ECONOMIA.

Kahneman define dos sistemas en nuestro cerebro:

El SISTEMA 1 opera de forma rápida y automática, con poco o ningún esfuerzo y sin sensación de control voluntario.

El SISTEMA 2 centra la atención en actividades mentales esforzadas, asociadas a la experiencia subjetiva de actuar, elegir y concentrarse.

Operaciones típicas del sistema 1:
– Percibe que un objeto está más cerca que otro.
– Completa la expresión <Más vale pájaro en mano…>
– Detecta hostilidad en una voz.
– Responde a 2 + 2 = ?
– Lee la publicidad en las vallas
– Conduce por una carretera vacía
– …

Operaciones del sistema 2
– Estar atento al disparo de salida en una carrera
– Buscar a una mujer de pelo blanco.
– Buscar en la memoria para intentar identificar un ruido
– Caminar más rápido de lo que es natural
– Contar las veces que aparece la letra a en una página de texto.
– Relelnar la declaración de la renta-
– Comprobar la validez de un argumento lógico complejo.

Pruebas como “El gorila invisible” de C.Chabris y D.Simons o la Ilusión de Müller-Lyer” nos hacen entender la diferencia entre estos sistemas.

 

El cerebro consume el 25% de la energía de nuestro cuerpo. Sumar 2+2 o decir la capital de Francia no consume apenas energía. El cajón está muy a mano en el sistema 1. Sin embargo multiplicar 25 x 38 requiere un esfuerzo e implica al sistema 2. Para ahorrar energía tendemos a utilizar el sistema 1 lo que da lugar a un sinfín de razonamientos equivocados que Kanheman explica con maestría, no dejando títere con cabeza.

Buscamos la razón para mejorar la calidad de nuestras decisiones. Le llamamos sentido común, pero este no es siempre racional, nuestros pensamientos están dominados por el reconocimiento de patrones. Cuando alguien propone un cambio en una organización, enseguida los directivos acuden a sus patrones del sistema 1 y lo frenan con argumentos tan banales como la cultura de empresa.

Conclusión: El trabajo en un proyecto y el trabajo creativo implican claramente al sistema 2. La organización por energía disponible es necesaria para acomenter estos trabajos.

GTD Y PNL

La primera afirmación de la Programación Neurolingüística (PNL) dice El MAPA no es el TERRITORIO

GTD te da:

PERSPECTIVA: (MAPA) Conocer el camino para alcanzar nuestros objetivos. Ejemplo. Planificar en internet el Camino de Santiago. (ruta, alojamiento, tiempo, visitas…)

Para ello deberás completar tu propósito, visión, objetivos, áreas de responsabilidad…

Poder andar ese camino- (TERRITORIO) Entrenamiento, motivación, vivirlo, imprevistos, aprendizaje, holguras de tiempo.

Para ello debera definir tus proyectos (y descomponerlos en acciones), tus rutinas, tu agenda y tu lista de acciones siguientes, en espera…

Bueno, ya termino.

Si alguien aún duda que GTD sea útil o si quiere añadir más argumentos, tiene los comentarios a su disposición.

El pasapalabra del procrastinador

Ya de por sí, “pasapalabra” es una actitud muy procrastinadora…

“La procrastinación (del latínpro, adelante, y crastinus, referente al futuro), postergación o posposición es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables. (Wikipedia)

En los trabajos nos encontramos con personas que no saben cuales son sus TAR (Tareas de Alta Rentabilidad), o, si lo saben, no encuentran el momento para afrontarlas y se pasan el día despistados, dando prioridad a las llamadas, los mails, los perfiles sociales, el whatsapp…

Estos comportamientos tienen relación muchas veces con problemas de estrés, ansiedad, inseguridades, miedos.

Aquí solo pretendendo identificar ciertas actitudes de manera divertida para ver si nos ponemos las pilas y las corregimos.

Os dejo mi ROSCO

Procrastinación Pasapalabra

(Imagen en el rosco de camisetas www.latostadora.com)

Y aquí mis definiciones. Algunas son reales del diccionario de la RAE, otras inventadas, otras irónicas…

A Primera acción del procrastinador Aplazar
B Acción a realizar en internet a primera hora de la mañana Buscar
C Aparato al que acudir cuando tienes mucho trabajo que hacer Cafetera
D Extender, alargar, hacer mayor una cosa en espacio o en tiempo Dilatar
E Motivo o pretexto para eludir una obligación o disculpar alguna omisión Excusa
F Lugar importante donde relacionarse para poder hacer bien tu trabajo Facebook
G Lugar donde buscar la información necesaria para tu actividad Google
H Sensación que se tiene al afrontar un nuevo reto Horror
I Estado en el que se encuentra un procrastinador a las 12:00 Irritable
J Lo que se hace con el móvil en el trabajo Jugar
K Animal al que más se parece un procrastinador Koala
L Tu día “favorito” de la semana Lunes
M Tu fecha más habitual de entrega Mañana
N Tu fecha real de entrega de un trabajo bien hecho Nunca
O Estado en el que se encuentra tu cerebro Oxidado
P Lugar al que acudir cuando una tarea te apremia Privalia
Q Palabra que va entre “semana y viene” Que
R Objeto de uso desconocido con dos extrañas agujas                  Reloj
S Acción a realizar cuando te exigen resultados. Como A.Banderas Sobreactuar
T Sinónimo de trinar con los colegas Twittear
U Gerundio. Respuesta a la pregunta ¿Cómo llevas eso? Ultimando
V Acto de justificar tu trabajo Verborrea
W Lugar en el que piensa el procrastinador Bungalow
X Documentación en tu mesa Expansiva
Y Responsabilidad de no entregar el trabajo a tiempo Suya
Z Resultado de tu trabajo Trizas

 

Espero que os haya gustado. Si queréis añadir, quitar, cambiar, utilizad los comentarios.