Prueba de fuego para los contextos en GTD

Hoy nos hemos levantado con 5-10 cm de nieve en Pamplona, cosa que dicho de paso, echábamos en falta este invierno

Ventana

Todos los días me desplazo 50 kilómetros como mínimo hasta mi “base de operaciones”, o bastante más si tengo visitas o reuniones con clientes.

A las 7:50 salía de mi casa. Todo bien preparado. Abrigo, guantes, depósito lleno, neumáticos de invierno…

Primer problema; atasco en la ronda norte que he solucionado con algún “atajo” hasta un nuevo y gran atasco, esta vez en el alto del perdón, donde había un aparatoso accidente de tráfico provocado por la nevada. (Dice Diaro de Navarra que los heridos evolucionan bien).

Los esforzados y cubiertos de blanco agentes de tráfico, nos informan que tenemos para una hora de atasco dentro del tunel mientras llegan gruas y ambulancias….

¿Qué hacemos?

¿Nos enfadamos con el mundo?

¿Nos estresamos por no cumplir nuestras previsiones iniciales?

¿Nos ponemos a oir en la radio las apasionantes noticias de la política española?….

Tunel

Esta es, sin duda,  una buena prueba para los contextos en GTD

Menos mal que uno es usuario avanzado y ya tiene el hábito de pararse a pensar:

¿Qué contexto puedo aprovechar de mi GTD?

En este caso el contexto elegido es #teléfono; cosas que puedo hacer siempre que tenga mi teléfono a mano.

Y que he podido hacer con mi teléfono a mano?

1.- Llamadas.

He podido realizar 7 llamadas a clientes y compañeros que me han permitido solucionar y/o enfocar tareas de la carpeta “acciones siguientes”, 3 llamadas de seguimiento para controlar temas delegados que están “A la espera” y dos llamadas a contactos para ideas que tenía en dos proyectos en la carpeta “Algún día” y que han sido muy provechosas.

2.- Leer en mi aplicación de Feedly los nuevos post de los blogs que sigo y programar en hootsuite para compartir en redes los más interesantes.

3.- Hacer un vaciado de la bandeja de entrada que tenía en mi aplicación de Facilethings y que empezaba a darme la sensación de descontrol…

4.- Escuchar una entrevista a Jose Miguel Bolivar que me había descargado en ivoox donde como siempre, he aprendido algo más del maestro sobre GTD.

Todo esto no lo podría haberlo hecho sin tener un sistema confiable y accesible fuera de mi cabeza.

He llegado a mi despacho a las 10:30, (se ha alargado el atasco…) pero había podido solucionar varios temas, mantenerme tranquilo y seguir trabajando todo el día sin estrés.

En otras épocas, la situación hubiera sido, llegar a las 10:30 ver una lista de tareas pendientes enorme y sin clasificar y tener esa sensación de urgencia tan improductiva.

Si os digo la verdad, hasta he disfrutado del atasco 😉

Resumir un libro de kindle con excel

 Como resumir un libro de Kindle con excel

pasar de kindle a excel

Reedito este post que se “perdió” en una migración problemática del blog.

Leo desde que tengo uso de razón. A los 8 años ya invertía la mitad de mi paga de 100 pesetas en comics de Don Micky, Mortadelos, Superlópez… Luego vinieron aventuras con Salgari, Verne, Dickens… y posteriormente la literatura “de mayores”.

A raíz de tener un trabajo y dado mi carácter intraemprendedor,  comencé la lectura de libros de empresa, libros de mejora personal y profesional, habilidades…

Así pues, desde hace años leo a razón de un libro cada 7-10 días. Alterno novela “para desconectar” con libros técnicos o libros de desarrollo personal. Algunos de ellos han tenido gran influencia en mi vida, Drucker, Covey, Allen… y otros no siendo tan buenos, cultivaban perlas que merece la pena guardar e incorporar al conocimiento personal.

Esto supone un problema primero de espacio y luego de consulta. ¿Quién decía … tal cosa? ¿En qué capítulo del libro estaba? La aparición del ereader, o lector de ebooks supuso un salto en mi comportamiento.

La compra de un Kindle Paperwhite suspuso un salto de mejora no solo en el espacio de mi estantería, sino también en mi productividad, hasta el punto de incorporar el contexto #Kindle a mi GTD. Este contexto lo puedo disfrutas normalmente a la noche, después de cenar, mientras desayuno, el finde, en vacaciones…

– En cuanto a la novelas, ya no hacía falta comprarlas en papel. Normalmente no las suelo releer,  y además son más baratas. Debo ser raro, pero no descargo ilegalmente libros ni música.

– En cuanto a informes en pdf, me los envío directamente del trabajo o de cualquier dispositivo a mi correo Kindle y cuando llego a casa y estoy en contexto #kindle lo tengo dispuesto para su lectura.  Evito perder tiempo que puedo dedicar a otra cosa, dejarme los ojos en el ordenador o en la tablet, evitar imprimirlos, pero encima ¡PUEDO SUBRAYARLOS!

– En los libros de gestión, desarrollo, este subrayado es muy importante pues Kindle genera un registro que se puede exportar. Así que os propongo:

Resumir un libro de Kindle con excel

1) Todos los subrayados que efectúas en tu Kindle se guardan en un archivo de texto llamado “My Clippings”. Así que conecta tu Kindle, entra en la carpeta “documents”, busca “My Clippings” y ábrelo.  Verás algo como esto.

kindletoexcel 21

Cómo ves esto no es manejable, así que guarda el archivo en tu ordenador y ábrelo desde una hoja excel. No olvides marcar “Todos  los archivos” en el diálogo “Abrir” para poder abrir “My clippings”.

Te saldrá el asistente para importar texto de excel.

  1. Pincha en siguiente
  2. Quita todas las flechas haciendo “doble clik” en cada una. Pincha en siguiente.
  3. Pincha en Finalizar

kindletoexcel 23

Verás todo en una columna.

  1. Selecciónala
  2. Amplia el ancho de columna a 150
  3. Formato de celdas. Configurar la alineación como se muestra en la siguiente imagen
  4. Hacer docle click en cualquier intersección de fila en la columna de números de la izquierda para que se autoajuste.

kindletoexcel 24

El resultado debería ser este;

kindletoexcel 25

Inserta columna a la izquierda y numérala de forma ascendente.

kindletoexcel 26

Selecciona las dos columnas y ordena según la imagen por orden alfabético ascendente la columna B “resumen…(título del libro)

kindletoexcel 27

Elimina las filas que comienzan por – Mi subrayado…

kindletoexcel 28

Elimina las filas de rallitas===

kindletoexcel 29

Elimina las filas que comienzan por el título del libro

kindletoexcel 30

Elimina las filas vacías con número a la izquierda

kindletoexcel 31

Vuelve a indexar las dos columnas por orden de Nº ascendente de la columna A

kindletoexcel 32

Ahora tienes tus subrayados ordenados

kindletoexcel 33

A partir de aquí y según tu nivel de excel, puedes dar los formatos que consideres.

Tips adicionales

Si subrayas los títulos de los capítulos en el Kindle, el resumen te saldrá ya ordenado.

Puedes tener un libro en cada pestaña de una hoja excel.

Puedes añadir una columna C y poner etiquetas que te faciliten la búsqueda cruzada de citas entre diversos libros (EJ #liderazgo)

El resto lo dejo para tu creatividad

Si te parece útil, no dudes en compartirlo

A vueltas con el número de bandejas de entrada en GTD

A vueltas con el número de bandejas de entrada en GTD

Desde que uso GTD, una de mis mayores obsesiones y creo que uno de mis mayores errores ha sido intentar minimizar el número de bandejas de entrada.

Buscando consejo, Google nos envía al blog de referencia “el Canasto”.  Jeroen Sangers hizo una encuesta en 2007 con el siguiente resultado 

¿Cuantas bandejas de entrada tienes?

DE 1 a 3; el 44% de los lectores

De 4 a 7;  el 34 %

De 8 a 12;  el 12%

13 o más; el 10%

El propio Jeroen afirmaba utilizar 8 bandejas de entrada

 Bandejas GTD

Por aquello del avance tecnológico, ya que el post era de 2007,  si limitamos la fecha de búsqueda en google a los últimos 3 años nos encontramos con:

Berto Peña que en su magnífico blog thinkwasabi.com comenta este tema en el post “Unifica y centraliza tus bandejas”

Berto ya es consciente del “peregrinaje de bandejas de entrada” al que nos podemos ver sometidos en el trabajo del conocimiento. Insiste en la reducción de bandejas y, en su experiencia, incide en que tendemos a utilizar estas bandejas para almacenar cosas que pertenecen a proyectos, etc. Cito:

Muchas personas no sólo utilizan estos inbox para recibir, sino también para almacenar. Para guardar información más o menos relevante que más adelante van a utilizar o tener que recuperar llegado un momento. El ejemplo más típico de esto es el Email. Que muchos, en lo que yo creo es un enorme error, han convertido en un lugar donde almacenar información clave de sus tareas, sus contactos, sus proyectos, etc …..No siempre recuerdas dónde pusiste qué. Por lo que tienes que ir de un sitio a otro buscando, justo cuando no tienes tiempo..”

Entiendo que aquí el problema sigue sin ser del número de bandejas, sino el mal uso y su no vaciado por completo. El ejemplo del mail es ilustrativo.


Seguir a Jesús Serrano Dúcar en su blog enfoquecarnot.com es algo muy útil, ya que es muy transparente con su método y para mí aporta frescura a los blogs de GTD. Jesús se aproxima al número de bandejas con un enfoque más adaptado a mi perfil

Al final del post propone que “Identifiques las puertas de entrada a tu sistema y reconsideres  si son tantas como necesitas pero no más porque de lo contrario, si tienes bandejas de entrada en exceso, corres el riesgo de no vaciarlas y perder el control. Además, ten en cuenta que es algo muy personal y depende tanto de tu forma de ser, si eres más o menos tecnófilo, de tus hábitos y de los lugares por los que te mueves.

 

Estoy de acuerdo con Jesús en “tantas pero no más” y añadiría “tantas pero no menos”. La búsqueda de la agrupación nos puede llevar a que si en cada input tienes que enviarte un correo, organizarla en evernote, buscar una carpeta en el ordenador… tienes todos los números para desviar tu atención. Como ejemplo os diré que ya sólo utilizo evernote (me estoy quitando) como bandeja de entrada de artículos web que pueden ser referencia para un proyecto. El resto de utilidades (foto, audio, notas) va más rápido con 2 widgets en la pantalla principal del móvil (calendario, nota voz) y recopilar directamente en la nueva app de Facilethings que es mi sistema de referencia.

Grabadora                                                                                   facilethings

Por “efecto simpatía”, mientras este post se estaba “cociendo” Jesús acaba de publicar un nuevo post sobre la recopilación, donde nos muestra sus bandejas de entrada 


David Torné nos aconseja sobre las bandejas de entrada en su post “Inbox, el punto de entrada a GTD” y nos describe las herramientas que utilizaba a la fecha.

Desde mi perspectiva, el mejor consejo que nos da David es:

Créate una checklist para revisarlas a diario o para incorporar a tu lista de control para la revisión semanal. Un paso más para revisar metódicamente todos los rincones y no olvidar nada”

 


Pero, ¿de donde viene esta obsesión por el minimalismo en las bandejas de entrada?

David Allen en “Organízate con Eficacia” describe 5 bandejas de entada tipo

  • “Una bandeja física
  • Hojas en blanco o libreta para tomar notas
  • Aparatos electrónicos para tomar notas
  • Aparatos electrónicos para grabar la voz
  • Correo electrónico”

Posteriormente concluye que para recopilar con éxito hace falta cumplir tres requisitos:

 1.- Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y fuera de tu cabeza.

2.- Tenga sólo el mínimo de ‘cestos de recopilación.

3.- Vacíelos periódicamente.

Cuando se extiende en el número de ‘cestos de recopilación’ comenta “si tiene demasiadas zonas de recopilación no será capaz de  procesarlas con facilidad y constancia”

 

Sin embargo, si profundizamos, Allen va más allá y explicita:

“Un exceso de ‘cestos de recopilación’ rara vez constituye un problema en el segmento de la alta tecnología. La verdadera oportunidad de mejorar, para la mayoría de las personas, se presenta en el extremos de la baja tecnología, principalmente en las áreas de notas y recopilación física en una bandeja de entrada”

Allen escribió el libro en 2001. En 2015 ¿Qué porcentaje de usuarios de GTD actual trabaja básicamente con baja tecnología? Entiendo que la mayoría recopilamos en nuestro smartphone, bien  en una aplicación de notas o grabando notas de voz, o haciendo fotos, o en una aplicación avanzada  de GTD.


Cómo no!, tenemos que acudir a José Miguel Bolivar. En óptima infinito ya nos hablaba  de “Buenas prácticas para capturar”

“Es importante contar con todas las bandejas de entrada necesarias. ¿Qué cuántas son necesarias? Eso depende de cada persona y de sus circunstancias. El criterio para averiguar cuántas bandejas de entrada necesitas tú es sencillo: todas las necesarias para poder recopilar o capturar una idea o un pensamiento en todo momento, estés donde estés.”

José Miguel incide en el hábito, antes que en la herramienta, primero recopilar, y luego también recomienda minimizar, aportando que muchas de las que tienes son prescindibles y en ocasiones nos sigue faltando alguna.

En su libro “Productividad personal sin estrés”, para mí el mejor libro de GTD,  Bolivar nos da las claves y señala que:

Recopilar/capturar puede ocurrir de dos formas: manual y automáticamente. Habrá cosas que recopiles o captures tú y otras que se recopilen o capturen solas.

“Una bandeja de entrada en GTD® debe cumplir necesariamente estos tres criterios:   1. Únicamente contiene cosas.  2. Las cosas están en ella solo durante un tiempo, generalmente breve.  3. Se vacía de forma frecuente, regular y por completo.”

“No puede contener nada que no sean cosas, es decir, no puede contener tareas, ni recordatorios, ni información. No se puede utilizar como archivo, ni como lista de tareas, ni como agenda o calendario. No puede quedarse sin vaciar, aunque sea con solo unos pocos elementos”


Bueno Miguel, todo esto esta bien, pero …¿nos vas a aportar algo?

Espero no asustaros si os digo que reviso un mínimo de 20 bandejas de entrada. Me focalizo en capturar no en minimizar las bandejas. Si en cada captura tengo que efectuar otra acción, pierdo foco.

Cómo trabajo por cuenta ajena, tengo dos móviles, así que en la revisión semanal repaso:


  • 2 E-mail (personal y de trabajo) Se quedan a cero. Próximamente os daré mi opinión sobre el “inbox 0” que yo convierto en “mail 0”. No tiene sentido tener bandeja de entrada, acciones siguientes, a la espera, etc en el mail, en evernote, en tus carpetas físicas. El sistema debe ser uno (en mi caso Facilethings) y el resto se queda todo a cero al procesar.
  • 2 lista de llamadas perdidas
  • 2 buzones de voz
  • 1 Whatsapp trabajo
  • 2 Grabadora VOZ Smarthphone. Con su Widget en pantalla inicio
  • 2 Galería imágenes Smartphone. Folletos, acciones comerciales competencia 😉
  • 1 Bandeja entrada facilethings. La nueva app es perfecta.
  • 1 Bandeja entrada Evernote
  • 1 Carpeta física “bandeja de entrada”
  • 1 Carpeta de descargas ordenador
  • 1 Repasar agenda semana (Las acciones agendadas generan acciones siguientes)
  • 1 Favoritos navegador ordenador / tablet/ Smartphone. Si algo me gusta lo aparco en favoritos (carpeta “Nuevo”) para revisarlo semanalmente.
  • 1 CRM empresa
  • 1 Tweets Favoritos (Cuando algo me gusta lo marco como favorito (y me lo manda a la bandeja de entrada de Facilethings) Lo hago y ya procesaré en la revisión semanal para ver si lo guardo como referencia para algún proyecto o me da una idea a trabajar ya, o la elimino.
  • 1 Pinterest. Repasar recomendaciones tableros temas de mi interés profesional
  • 1 Facebook: Repasar me gustas marcados por mí en profundidad. Normalmente en la red escaneamos, vemos que es algo a leer más detenidamente. En cualquiera de las redes lo mejor es marcarlo y revisarlo más a fondo en otro momento.
  • 1 Google +: Repasar + 1 hechos por mí (principalmente en comunidades de mi interés).
  • 1 Linkedin: Repasar recomendaciones grupos de mi interés  hechas por mí.
  • Página informa.es. Repasar alertas sobre empresas clientes (bajadas de crédito, datos económicos nuevos)
  • También repaso Borme de Navarra, (Nuevas empresas creadas)

 

Entiendo que en función de tu trabajo estas bandejas se pueden simplificar, sobre todo si estás todo el día frente a un ordenador, pero en mi caso que viajo mucho, visito clientes, conduzco un equipo… creo que no es tan importante el número de bandejas cómo la herramienta de control de tu GTD (aunque sea analógica) y un buen procesado con vaciado total.

 

Por otra parte, cada uno tiene sus circunstancias y, como veis de los diferentes post, GTD puede ser utilizado con herramientas diferentes, pero no con hábitos diferentes, ni criterios personales en el procesado, archivo, etc.

Espero vuestra opinión en los comentarios!

Definir bien la perspectiva en GTD

¿Estoy aplicando mal GTD?

Es una pregunta que todos los usuarios nos hemos hecho en alguna ocasión.

La llegada hace más de un mes de dos hermosos mellizos a mi vida está poniendo a prueba mi GTD de una manera… interesante. Dormir en intervalos de 30´ no ayuda mucho.

Mi trabajo por cuenta ajena, me exige tiempo, desplazamientos habituales de 2h diarias, estar al 100% para el trabajo con mi equipo, para las duras negociaciones con clientes, para las negociaciones internas, acudir a eventos en horas… divertidas…

Además me apasiona la BTT, y me ha pillado todo, cómo habéis podido observar, introduciendo cambios de diseño en el blog, para un salto de calidad que quiero hacer. Estas dos facetas son las que más estoy echando en falta dado que me relajan y divierten, o debería decir relajaban y divertían. 😉

Si el gran José Miguel Bolivar en optimainfinito me está ayudando en mi trabajo con sus post sobre #GTD4Managers, voy a tener que patentar #GTD4Twins, aunque en el fondo no es necesaria esta modificación y os explico por qué.

La importancia de definir bien la perspectiva en GTD

Perspactiva GTD

Necesitas definir un buen propósito.

En un momento de agobio, de querer llegar a todo, me conecte a mi gestor de GTD Facilethings y repasé la perspectiva. En la definición de tu propósito, el programa te ayuda con la pregunta ¿Por qué haces lo que haces? En la afirmación que hice y que mantengo desde que comencé con GTD, no ponía nada de batir ninguna marca de BTT por lo que mi Scott tendrá que esperar a que mi niños demanden menos atención.

Necesitas definir las áreas de responsabilidad y entender que las prioridades evolucionan.

En las áreas de responsabilidad, defino mi rol profesional, mi rol personal, mi rol social y mi rol como blogger, así como sus objetivos a medio plazo correspondientes.

Aquí es donde hay que tener claras las prioridades.

La parte personal es la primera por motivos obvios, estoy disfrutando la paternidad de manera plena.

El rol profesional es ineludible. Necesito tenerlo controlado. Además, como intraemprendedor, no se trabajar al 70% y aquí es donde mi GTD realmente funciona de maravilla.

La parte social planificada pasa a un segundo plano por ahora. Ayer falté a un gran evento en el Baluarte de Pamplona al que estaba inscrito, Congreso Vender Hoy. Me perdí las ponencias impagables de Iosu Lazcoz, Miguel Iribertegui... y otros crakcs de la venta, así como la oportunidad de desvirtualizarles, pero un par de pares de ojos llorosos impidieron mi marcha. Prioridades…De consuelo me queda haber colaborado con mi inscripción y esperar que se siga repitiendo los próximos años.

Por otro lado estoy descubriendo que los paseos, los parques infantiles, las terracitas son zonas muy sociables si llevas un carro doble. 😉

El blog deberá avanzará al ritmo de las 2 horas semanales que me puedo permitir en los próximos tres meses, lo mismo con la presencia en redes sociales, aunque aquí tengo recorrido de mejora pues he comenzado a usar feedly (imperdonable no haberlo descubierto antes) y me va a permitir centrarme en información que me aporta.

Termino este post, un poco más personal pero que espero os anime a los no iniciados a descubrirlo.

Por supuesto, podéis estar de acuerdo o discrepar utilizando los comentarios

#GTD La mente es tonta

Una de las reflexiones de David Allen en “Organízate con Eficacia” que más me gustan, afirma que “La mente no piensa por su cuenta” y lo culmina con “Al menos una parte de su mente es realmente estúpida de un modo bastante interesante”

Luego nos ilustra con el ejemplo de las pilas. La mente nos recuerda que debemos comprar pilas cuando se han agotado en algún dispostitivo y queremos usarlo, nunca antes.

En GTD y el cerebro, intenté explicar por qué GTD funciona.  En esta a ocasión tengo que reconocer que esta característica tontuna de la mente que describe Allen, me divierte y me ha ayudado a mejorar mi GTD.

Aunque me las dé de avanzado GTDtista, me encanta registrar sus continuos “no recordatorios”; cosa que no hago sólo por divertimento, sino que me ayuda a darme cuenta de que “Lo peor que puede hacer un practicante de GTD es pensar que tiene todo bajo control y confiarse”. 

Además estoy atento a la tontuna de la mente de los demás. El observar y anotar lo tonta que es nuestra mente, ayuda a mejorar tu organización personal.

Para hacerlo más sencillo os pongo tres ejemplos de vida personal registrados en el último mes. Son sencillos pero indicativos del potencial que tiene aplicar esta reflexión de “la mente es tonta” en el trabajo. La mejora de tu organización personal puede ser importante.

1) GTD de 6 años

Comprando en el super escuché a una chica de 35 años esta bonita frase:
– Hija, hemos quedado que yo me acordaba de 4 cosas que comprar y tu de 2; una era la leche de avena, y la otra… ¿te acuerdas?
– Noooo uahhh. Me volví al oir la voz triste y llorosa y descubrí una niña de 6 años…
Por supuesto, volvieron a casa sin la compra completa.

Estas cosas se solucionan con listas, y si son recurrentes, como las compras, lo adecuado es tener una lista estándar que lleves en un dispositivo móvil.

Niño supermercado

2) Tarjetas, llaves, carnets.

Soy un desastre con todas estas cosas. Siempre me falta alguna, normalmente el carnet que necesito en ese momento, las gafas graduadas de deporte cuando ya tengo la bici y el resto de equipación preparado, las llaves del lugar donde voy.

Para paliar esta carencia, he habilitado lugares en función del contexto #oficina (cajón), #casa (bandolera), donde almaceno estas cosas. Aun así el mínimo despiste o permisividad, hace que si no las dejo ahí, sea una misión imposible encontrarlas.

Comienza ahí una fase de reflexión sobre todos los movimientos que hice el dia anterior, para intentar adivinar donde dejé las… llaves; normálmente ineficaz. Es al tiempo (a veces días) al abrir un armario y ver una americana, un pantalón… que se produce el “eureka” y tu mente asocia el lugar donde están las dichosas llaves.

La solución es un cajón con todos los complementos de deporte. Un lugar fijo en casa, oficina, coche con las cosas que necesitas en función del contexto.

Ideas fluyen

3) Agendar una acción que es un proyecto.

Comparto con mi cuñado Manu, la costumbre de regalarnos para nuestros cumpleaños un CD de música. Ambos sabemos nuestro regalo, pero mantenemos la duda del intérprete y aunque no nos podamos ver en el día señalado, sabemos que llegará.

Como practicante de GTD y usuario de Facilethings, programé una rutina anual que a primeros de diciembre incorpora “#personal #recados Comprar CD Manu” a mi agenda. Eficazmente el día que mi sistema me señaló hice la compra, lo dejé en el coche, ya que siempre que estóy con mi cuñado tengo el coche cerca y dí por finalizado el tema.

¡Craso error! Estuve dos veces posteriormente con mi cuñado y llevaba el CD en el coche, pero mi mente no me recordó entregárselo. Era al abrir el maletero en otras ocasiones y a pesar de que el CD está dentro de una caja cuando me venía a la cabeza.

Tuve que programar una nueva acción “a la espera” con el contexto #pueblo para acordarme de entregárselo en nuestro próximo encuentro en el pueblo.

La solución pasa por un proyecto con tres acciones.
1) Buscar en la red el CD a regalar.
2) Comprarlo.
3) Entregarlo

Espero que este post os ayude a reflexionar y os animo a compartir vuestros ejemplos de tontuna en los comentarios.