Cada vez soy más fan de las metodologías ágiles. Los que trabajamos en empresas “tradicionales”, como intraemprendedores, tenemos mucho que aprender de las metodologías, herramientas y procesos de alguna start up.
Muchas veces me veo leyendo blogs que sigo sobre Scrumm y me doy cuenta de que algunas dinámicas y herramientas son útiles para un buen usuario de GTD.
Como estamos en Enero, y toca reflexión anual, te enseño como redefinir tus objetivos con la “Retrospectiva Starfish” o de la estrella de mar para tu sistema GTD.
La Retrospectiva de la estrella de mar o Starfish se utiliza en la revisión semanal de Scrumm. Se trata de ser reflexivos con nuestro trabajo de la semana y de forma rápida decidir que debemos. Además, es muy visual y lo puedes tener todo en un Dina4 o Dina 3. Os dejo una imagen
Cómo veis. La estrella de mar permite 5 zonas donde apuntar:
1.- Comenzar a hacer / Start doing.
2.- Hacer más de / More of
3.- Continuar haciendo /Keep doing
4.- Hacer menos de / Less off
5.- Dejar de hacer/ Stop doing
GTD también tiene una revisión semanal. En ella se da un repaso a todo el sistema para mantenerlo actualizado. La revisión semanal es clave. Requiere disponer de tiempo suficiente para completarla eficazmente. Es vital para mantener el control y la claridad sobre tu sistema (que refleja tu vida).
Hacer una retrospectiva starfish para cada uno de tus proyectos en GTD y cada semana se me antoja difícil. Primero porque en Scrumm es todo el equipo el que analiza la evolución semanal de un proyecto y en GTD eres tú, trabajador del conocimiento, con una lista de 50-80 proyectos.
Recordemos que en GTD un Proyecto es “cualquier resultado que requiere más de una acción y que se pude conseguir en menos de un año”.
En GTD, para los proyectos que requieren de un enfoque más vertical, utilizamos la Planificación Natural de Proyectos, que es muy potente y efectiva. Sin embargo, todos tenemos proyectos que no avanzan, que se atascan. En estos casos, esta retrospectiva puede resultar útil.
Lo que os propongo en este post es utilizarla para estos proyectos atascados y para redefinir vuestros Objetivos. Recordamos que objetivo en GTD es todo resultado que requiere más de una acción y que se puede obtener en un plazo superior al año.
Entiendo que esta reflexión estratégica es menos habitual, (una o dos veces al año). O cuando personalmente lo necesites.
Requisitos
-Tener delante nuestras áreas de responsabilidad. Recordad que yo utilizo otro estándar como la “Rueda de la vida” Me gusta especialmente la de autocoaching. En este link os la podéis descargar en excel. La Rueda de la Vida
– Para cada área de responsabilidad tendréis unos Objetivos, del que colgarán varios proyectos. Mi herramienta para GTD, Facilethings lo permite.
Vamos a repasar esos objetivos por área y decidir
Start Doing:
Se trata de dar un repaso por cada uno de los epígrafes de la rueda de la vida. Añadir objetivos a tu sistema. Os saldrán algunos como
- Aprender algún conocimiento o habilidad.
- Conocer gente nueva relacionada con un tema de tu interés.
- Afrontar algún reto de cambio de hábitos.
- Comenzar a ahorrar para la jubilación.
More of:
En este caso estamos actuando sobre objetivos qué ya teníamos. Objetivos personales y profesionales (y algún proyecto relacionado) que nos gusta como evolucionan y lo que nos aportan.
Queremos que sigan esa línea y que vayan a más.
Ejemplos:
- Si has implementado rutina deportiva, pasar a un nivel mayor o acudir a alguna prueba.
- Si estás aprendiendo algún tema o habilidad que te está aportando, profundizar más.
- Si estás captando nuevos clientes en un nicho con una estrategia x, avanzar más rápido en el nicho e intentar escalar.
Keep Doing
Objetivos con proyectos relacionados que avanzan a buen ritmo, que estamos contentos con ellos, como funcionan, lo que nos aportan… y queremos que lo sigan haciendo.
Ejemplos
- Has conseguido dedicar 15’ al día para Mindfulness. Te parece suficiente, te aporta y no quieres ni necesitas por ahora avanzar más.
- Tienes un ritmo de ventas adecuado que te permite conseguir tus objetivos y tener tiempo para dedicar a otros asuntos.
- Acudes semanalmente a un meetup de conversación en inglés, estás manteniendo tu nivel y además te diviertes.
Less of
Se trata de dedicar menos atención y energía a algunos objetivos que definiste en el pasado. Ya sea porque ya no te aportan (o no aportas) valor, no te divierten o no te motivan.
De aquí puede salir algún Start Doing como automatizar o externalizar temas que nos aburren o no hacemos de forma efectiva.
Por el motivo que sea, ya no están en nuestras prioridades.
Ejemplo:
- Menos cicloturistas o pruebas de BTT. Lo que te llena es “andar a tu bola” con la bici.
- Menos eventos, no te están aportando como antes y dilapidas tiempo y energía
- Menos promociones. Ya das suficiente calidad y servicio como para tener que bajar precios con algunos clientes.
Stop Doing
Parece claro lo que hay que hacer aquí. Os confieso que es donde más disfruto. Eliminar objetivos o proyectos que te están consumiendo tiempo y energía; que no te aportan o que la curva de aprendizaje necesaria está siendo muy costosa para el beneficio esperado. Da mucha paz.
Aquí David Allen es claro “La lista de cosas que hay que dejar de hacer, es más importante que la lista de cosas por hacer”
Ejemplos:
- Dejar de enviar reportes que no aportan valor porque “siempre se han enviado”.
- Dejar de hacer la limpieza de casa tú mismo.
- Dejar de aprender sobre temas técnicos y centrarte en lo que realmente necesitas aprender para mejorar tus resultados.
- Dejar de llevar tu contabilidad
Bueno. Espero que os haya gustado mi propuesta. Deciros, que la he probado este año con mi equipo en lugar del tan habitual “plan comercial anual” (stop doing) y tengo mucho menos que leer (less off), y mucho más valor recibido (more off) para trabajar en conjunto y poder llevar el equipo a cumplir sus objetivos.
Si lo pruebas, me encantaría conocer tu experiencia en los comentarios.
