A vueltas con el número de bandejas de entrada en GTD

A vueltas con el número de bandejas de entrada en GTD

Desde que uso GTD, una de mis mayores obsesiones y creo que uno de mis mayores errores ha sido intentar minimizar el número de bandejas de entrada.

Buscando consejo, Google nos envía al blog de referencia “el Canasto”.  Jeroen Sangers hizo una encuesta en 2007 con el siguiente resultado 

¿Cuantas bandejas de entrada tienes?

DE 1 a 3; el 44% de los lectores

De 4 a 7;  el 34 %

De 8 a 12;  el 12%

13 o más; el 10%

El propio Jeroen afirmaba utilizar 8 bandejas de entrada

 

Por aquello del avance tecnológico, ya que el post era de 2007,  si limitamos la fecha de búsqueda en google a los últimos 3 años nos encontramos con:

Berto Peña que en su magnífico blog thinkwasabi.com comenta este tema en el post «Unifica y centraliza tus bandejas»

Berto ya es consciente del “peregrinaje de bandejas de entrada” al que nos podemos ver sometidos en el trabajo del conocimiento. Insiste en la reducción de bandejas y, en su experiencia, incide en que tendemos a utilizar estas bandejas para almacenar cosas que pertenecen a proyectos, etc. Cito:

“Muchas personas no sólo utilizan estos inbox para recibir, sino también para almacenar. Para guardar información más o menos relevante que más adelante van a utilizar o tener que recuperar llegado un momento. El ejemplo más típico de esto es el Email. Que muchos, en lo que yo creo es un enorme error, han convertido en un lugar donde almacenar información clave de sus tareas, sus contactos, sus proyectos, etc …..No siempre recuerdas dónde pusiste qué. Por lo que tienes que ir de un sitio a otro buscando, justo cuando no tienes tiempo..”

Entiendo que aquí el problema sigue sin ser del número de bandejas, sino el mal uso y su no vaciado por completo. El ejemplo del mail es ilustrativo.

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Seguir a Jesús Serrano Dúcar en su blog enfoquecarnot.com es algo muy útil, ya que es muy transparente con su método y para mí aporta frescura a los blogs de GTD. Jesús se aproxima al número de bandejas con un enfoque más adaptado a mi perfil

Al final del post propone que “Identifiques las puertas de entrada a tu sistema y reconsideres  si son tantas como necesitas pero no más porque de lo contrario, si tienes bandejas de entrada en exceso, corres el riesgo de no vaciarlas y perder el control. Además, ten en cuenta que es algo muy personal y depende tanto de tu forma de ser, si eres más o menos tecnófilo, de tus hábitos y de los lugares por los que te mueves.

 

Estoy de acuerdo con Jesús en “tantas pero no más” y añadiría “tantas pero no menos”. La búsqueda de la agrupación nos puede llevar a que si en cada input tienes que enviarte un correo, organizarla en evernote, buscar una carpeta en el ordenador… tienes todos los números para desviar tu atención. Como ejemplo os diré que ya sólo utilizo evernote (me estoy quitando) como bandeja de entrada de artículos web que pueden ser referencia para un proyecto. El resto de utilidades (foto, audio, notas) va más rápido con 2 widgets en la pantalla principal del móvil (calendario, nota voz) y recopilar directamente en la nueva app de Facilethings que es mi sistema de referencia.

                                                                                   

Por “efecto simpatía”, mientras este post se estaba “cociendo” Jesús acaba de publicar un nuevo post sobre la recopilación, donde nos muestra sus bandejas de entrada 

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David Torné nos aconseja sobre las bandejas de entrada en su post «Inbox, el punto de entrada a GTD» y nos describe las herramientas que utilizaba a la fecha.

Desde mi perspectiva, el mejor consejo que nos da David es:

“Créate una checklist para revisarlas a diario o para incorporar a tu lista de control para la revisión semanal. Un paso más para revisar metódicamente todos los rincones y no olvidar nada”

 

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Pero, ¿de donde viene esta obsesión por el minimalismo en las bandejas de entrada?

David Allen en “Organízate con Eficacia” describe 5 bandejas de entada tipo

• «Una bandeja física
• Hojas en blanco o libreta para tomar notas
• Aparatos electrónicos para tomar notas
• Aparatos electrónicos para grabar la voz
• Correo electrónico”

Posteriormente concluye que para recopilar con éxito hace falta cumplir tres requisitos:

 1.- Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y fuera de tu cabeza.

2.- Tenga sólo el mínimo de ‘cestos de recopilación.

3.- Vacíelos periódicamente.

Cuando se extiende en el número de ‘cestos de recopilación’ comenta “si tiene demasiadas zonas de recopilación no será capaz de  procesarlas con facilidad y constancia”

 

Sin embargo, si profundizamos, Allen va más allá y explicita:

“Un exceso de ‘cestos de recopilación’ rara vez constituye un problema en el segmento de la alta tecnología. La verdadera oportunidad de mejorar, para la mayoría de las personas, se presenta en el extremos de la baja tecnología, principalmente en las áreas de notas y recopilación física en una bandeja de entrada”

Allen escribió el libro en 2001. En 2015 ¿Qué porcentaje de usuarios de GTD actual trabaja básicamente con baja tecnología? Entiendo que la mayoría recopilamos en nuestro smartphone, bien  en una aplicación de notas o grabando notas de voz, o haciendo fotos, o en una aplicación avanzada  de GTD.

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Cómo no!, tenemos que acudir a José Miguel Bolivar. En óptima infinito ya nos hablaba  de “Buenas prácticas para capturar”

“Es importante contar con todas las bandejas de entrada necesarias. ¿Qué cuántas son necesarias? Eso depende de cada persona y de sus circunstancias. El criterio para averiguar cuántas bandejas de entrada necesitas tú es sencillo: todas las necesarias para poder recopilar o capturar una idea o un pensamiento en todo momento, estés donde estés.”

José Miguel incide en el hábito, antes que en la herramienta, primero recopilar, y luego también recomienda minimizar, aportando que muchas de las que tienes son prescindibles y en ocasiones nos sigue faltando alguna.

En su libro “Productividad personal sin estrés”, para mí el mejor libro de GTD,  Bolivar nos da las claves y señala que:

“Recopilar/capturar puede ocurrir de dos formas: manual y automáticamente. Habrá cosas que recopiles o captures tú y otras que se recopilen o capturen solas.”

“Una bandeja de entrada en GTD® debe cumplir necesariamente estos tres criterios:   1. Únicamente contiene cosas.  2. Las cosas están en ella solo durante un tiempo, generalmente breve.  3. Se vacía de forma frecuente, regular y por completo.”

“No puede contener nada que no sean cosas, es decir, no puede contener tareas, ni recordatorios, ni información. No se puede utilizar como archivo, ni como lista de tareas, ni como agenda o calendario. No puede quedarse sin vaciar, aunque sea con solo unos pocos elementos”

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Bueno Miguel, todo esto esta bien, pero …¿nos vas a aportar algo?

Espero no asustaros si os digo que reviso un mínimo de 20 bandejas de entrada. Me focalizo en capturar no en minimizar las bandejas. Si en cada captura tengo que efectuar otra acción, pierdo foco.

Cómo trabajo por cuenta ajena, tengo dos móviles, así que en la revisión semanal repaso:

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• 2 E-mail (personal y de trabajo) Se quedan a cero. Próximamente os daré mi opinión sobre el “inbox 0” que yo convierto en “mail 0”. No tiene sentido tener bandeja de entrada, acciones siguientes, a la espera, etc en el mail, en evernote, en tus carpetas físicas. El sistema debe ser uno (en mi caso Facilethings) y el resto se queda todo a cero al procesar.
• 2 lista de llamadas perdidas
• 2 buzones de voz
• 1 Whatsapp trabajo
• 2 Grabadora VOZ Smarthphone. Con su Widget en pantalla inicio
• 2 Galería imágenes Smartphone. Folletos, acciones comerciales competencia 😉
• 1 Bandeja entrada facilethings. La nueva app es perfecta.
• 1 Bandeja entrada Evernote
• 1 Carpeta física «bandeja de entrada»
• 1 Carpeta de descargas ordenador
• 1 Repasar agenda semana (Las acciones agendadas generan acciones siguientes)
• 1 Favoritos navegador ordenador / tablet/ Smartphone. Si algo me gusta lo aparco en favoritos (carpeta «Nuevo») para revisarlo semanalmente.
• 1 CRM empresa
• 1 Tweets Favoritos (Cuando algo me gusta lo marco como favorito (y me lo manda a la bandeja de entrada de Facilethings) Lo hago y ya procesaré en la revisión semanal para ver si lo guardo como referencia para algún proyecto o me da una idea a trabajar ya, o la elimino.
• 1 Pinterest. Repasar recomendaciones tableros temas de mi interés profesional
• 1 Facebook: Repasar me gustas marcados por mí en profundidad. Normalmente en la red escaneamos, vemos que es algo a leer más detenidamente. En cualquiera de las redes lo mejor es marcarlo y revisarlo más a fondo en otro momento.
• 1 Google +: Repasar + 1 hechos por mí (principalmente en comunidades de mi interés).
• 1 Linkedin: Repasar recomendaciones grupos de mi interés  hechas por mí.
• Página informa.es. Repasar alertas sobre empresas clientes (bajadas de crédito, datos económicos nuevos)
• También repaso Borme de Navarra, (Nuevas empresas creadas)

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Entiendo que en función de tu trabajo estas bandejas se pueden simplificar, sobre todo si estás todo el día frente a un ordenador, pero en mi caso que viajo mucho, visito clientes, conduzco un equipo… creo que no es tan importante el número de bandejas cómo la herramienta de control de tu GTD (aunque sea analógica) y un buen procesado con vaciado total.

 

Por otra parte, cada uno tiene sus circunstancias y, como veis de los diferentes post, GTD puede ser utilizado con herramientas diferentes, pero no con hábitos diferentes, ni criterios personales en el procesado, archivo, etc.

Espero vuestra opinión en los comentarios!