GTD Objetivos. El mundo es demasiado grande

Una vez definido el PROPÓSITO y realizada  la VISION de nuestro futuro a 5 años o más , descendemos a los 9.000 metros siguiendo la metáfora de altitudes de David Allen.

 

Llegamos a las METAS Y OBJETIVOS.

¿Qué quiero conseguir en el plazo entre uno y dos años?

¿Cómo conseguirlo en estos entornos VUCA?

Como referencia,  no deberías tener más de 10-15 objetivos abiertos.

 

Veamos este inspirador video de “El hombre de acero”

 

 

– El mundo es demasiado grande, mamá.
– Pues haz que sea pequeño. Tú concéntrate en mi voz. Piensa que es una isla en medio del mar. ¿La ves?
– La veo.
– Pues nada hacia ella, cariño.

 

Nuestro futuro Supermán se ve superado por todo lo que percibe, necesita claridad y foco para aprovechar sus superpodere. En este caso tiene a la mejor coach, que es su madre, para orientarlo, pero en nuestro trabajo y vida personal no siempre podemos echar mano de ella 😉

Como en la mayoría de las ocasiones, las respuestas a nuestras preguntas las tenemos dentro. Para escribir tus Metas y objetivos debes saber contestar una serie de preguntas

 

¿Qué quiero conseguir?

Los objetivos son resultados que se pueden completar y cerrar como “hechos”. Publicar un libro, cambiar de casa, completar un Iron Man…

Es importante identificar lo que david Allen llama el alcance y la escala de cuánto y cuándo se puede decir que la meta está conseguida.

 

¿Cuándo y cómo empezar?

Tiene sentido plantearte objetivos al menos una vez al año. Es habitual (aunque no obligatorio), aprovechar el inicio del año natural o lectivo. Aunque hay objetivos que surgen en otras fechas y que debemos incorporar de manera natural a nuestro sistema GTD

 

¿Qué debo comenzar a hacer? ¿Quién me apoya?

Es importante tener en cuenta la escala superior, la Visión, para poder definir mejor el objetivo. Por ejemplo; si te has visualizado dando una charla TED X, y nunca has hablado en público, tendrás objetivos relacionados como impartir formación interna en tu empresa sobre tu especialidad, como medio de aprendizaje y mejora.

 

Posteriormente bajaremos a la escala inferior, y tendrás que definir varios proyectos (a menos de un año) relacionados con este objetivo (hablaremos de proyectos en próximos post). Esos proyectos tendrán siempre una acción siguiente asociada para que semana a semana te vayas acercando a tu meta.

 

En este viaje necesitas el apoyo de tu empresa y de tu familia, por lo que es importante negociar medios: formación, coahing, tiempo… en el caso de la empresa y reorganizar, si es necesario, la vida familiar.

 

¿Qué debo dejar de hacer?

La definición de objetivos implica un compromiso personal con los mismos. No puede ser “wishful thinking”. Eso conlleva abandonar tu zona de confort y dar un salto a lo desconocido para conseguir ampliarla. En este viaje es importante no llevar exceso de equipaje por lo que tienes que repasar todo tu sistema para ver qué cosas puedes dejar de hacer, delegarlas o externalizarlas de manera que tu energía y esfuerzo se centren en los nuevos objetivos.

 

¿Qué hacen diferente los que están consiguiendo sus objetivos?

  • Se premian. trocean sus objetivos y proyectos en tareas realizables o “tachables” generando endorfinas que les animan a seguir. La acción incompleta es fuente de ansiedad y estrés.
  • Piensan en soluciones, no en problemas y dificultades.
  • Expresan sus metas como resultados conseguidos. “Ironman de tenerife finalizado y feliz” frente a “terminar un ironman”
  • Revisan sus objetivos de manera continua
  • Permanecen flexibles, abiertos a nuevas realidades que puedan hacer modificar parte de su objetivo.
  • Se mantienen siempre al día. Son nómadas del aprendizaje.

GTD objetivos

¿Ves esa isla en medio del mar? Pues nada hacia ella.

GTD Visión. Oxígeno a 12.000 metros

En “Haz que funcione”, David Allen se adentra en la parte de perspectiva de GTD con la metáfora de altitudes que van desde la “pista de despegue” que son las acciones, hasta los 15.000 metros del último piso, que es el Propósito, del que hablamos en el post anterior.

 

Independientemente de lo acertado o no de la metáfora, de si nos gusta más o menos, de si realmente son seis niveles, …etc.; Está claro que el segundo nivel más alto en GTD, los 12.000 metros de LA VISIÓN, supone un ejercicio importante para definir, visualizar y trabajar tus metas a largo plazo, las que superan los dos años.

 

La parte de control en GTD es un proceso objetivo de aplicación directa (aunque no sencilla) y cada hábito que incorporamos supone una mejora en nuestra sensación de control y por lo tanto en la efectividad. Por el contrario, la parte de perspectiva tiene muchos más matices. Hay personas que no profundizan y “pasan” de la perspectiva, o no hacen el esfuerzo por entender su potencial y otros que no sólo profundizan, sino como es mi caso, no entendemos GTD sin una perspectiva bien trabajada.

 

Normalmente el adentrarse “de verdad” en las altitudes de la perspectiva va acompañado de un proceso personal de cambio y mejora.

 

En ese camino de mejora tenemos que realizar un “feedforward” que tiene un potencial enorme y que es LA VISIÓN. Se trata de imaginarnos, vernos y sentirnos, dónde y cómo nos gustaría estar, vivir, trabajar en un plazo superior a los dos años. Este plazo nos desliga de los proyectos y objetivos que tengamos en marcha a plazos más cortos y relacionados con nuestra actividad o situación actual. Esto permite ir a la imaginación un poco más allá, entroncar con nuestros valores e imaginarnos un futuro mejor para nosotros.

 

Pero en esta época que nos está tocando vivir, esta necesidad de visionarnos a 3-5 años en el futuro, puede estar motivada por los retos, oportunidades o disrupciones en nuestro entorno laboral; bien por un cambio en el modelo de negocio o bien por la tan traída transformación digital.

 

Si me das a elegir, prefiero iniciar ese camino por iniciativa propia que por necesidad.

 

En estos 12.000 metros en que sitúa Allen la visión no estamos muy cómodos. Será por la presión, o por el miedo a volar…;-)

 

A 12.000 metros hay miedos ocultos, y como en un avión, puede haber turbulencias,  pérdidas de presión… Aquí debes hacer por una vez caso a la explicación de las azafatas. Ya sabes que si vas acompañado por menores debes ponerte tu primero la mascarilla antes que ponérsela a ellos. Esto no es baladí, en un avión comercial, a 12.000m, tienes literalmente segundos para ponerte la máscara de oxígeno antes de perder el conocimiento y, quizás, morir. Por eso es tan importante lo de ponerte tu máscara de oxígeno primero y luego pensar en ayudar a los demás.

 

GTD Visión

¿Qué me quieres decir?

 

Que tenemos que liderar nuestro futuro tanto a nivel personal como profesional. Cuidarnos la salud, hacer deporte y preocuparnos de adquirir las habilidades y conocimientos necesarios que esa visión nuestra del futuro necesita.

 

Que tenemos que hacerlo con coherencia y humildad. No podemos pretender que se transforme nuestra empresa sin hacerlo nosotros. No podemos aconsejar a nuestros compañeros, hijos, pareja sin admitir consejos. No podemos exigir determinados comportamientos, habilidades sin ser nosotros ejemplos de los mismos.

 

Así que ponte la mascarilla por favor 😉
Pdta. Sigo repasando GTD para Billage.es. Aquí puedes seguir la serie de post —> GTD Billage

GTD Propósito. Tres palabras para 2017

En la parte “vertical” de GTD (donde trabajamos la perspectiva), en su nivel más elevado se nos pide definir nuestro propósito. ¿Por qué haces lo que haces? Es la pregunta que nos sugiere David Allen. Las motivaciones son diversas y “se traen de casa”. Nadie te va a motivar para hacer lo que haces, en todo caso, te pueden desmotivar, pero el dinero para construir un hogar, tiempo para viajar, para una buena educación de tus hijos, reconocimiento profesional… deberían ser motivadores más que suficientes para mantenerte enchufado.

Tengo mi propósito definido en Facilethings y como es lógico al estar basado en principios y valores, no cambia mucho a lo largo de los años, salvo la incorporación hace casi dos años de unos excelentes motivadores que son mis mellizos. 😉

En los momentos en los que tienes vías de agua y notas que comienzas a zozobrar, tener presente el propósito te ayuda a recuperar claridad y centrarte. Pero esto no ha sido siempre así.

Cuando empecé con GTD mi propósito era como la Misión y Valores de algunas empresas. Había que leerlo para acordarse 😉 Si tienes que hacer esto de vez en cuando, lo siento, ni tú ni tu empresa tenéis claro el ¿Por qué haces lo que haces?.

Todo cambió tras la lectura del libro Switch de los hermanos Heath. “How to change things when change is hard” dice el subtítulo. Los hermanos Heath descifran cómo motivar al elefante (nuestro yo emocional), dirigir al jinete (nuestra parte racional) y allanar el camino (el entorno).

No voy a entrar a fondo con el libro, pero se infiere por el tamaño relativo de los personajes que nuestro elefante emocional, el que busca la gratificación inmediata (ese chocolate de la nevera…) es muy difícil de dirigir por un pequeño jinete que le marque la dirección y el camino adecuado. Lo que extraigo de ese libro para trabajar mi propósito es un ejercicio que recomiendan y quiero compartir.

Se trata de fijar en la mente tres palabras para 2017 que faciliten tener el propósito siempre presente. El número tres está demostrado que permite un fácil recuerdo. La santísima Trinidad, los tres mosqueteros, las famosas trilogías literarias, un inglés un francés y un español….

Como practicante de PNL tengo asumido que los pensamientos se convierten en palabras y las palabras en acciones, así que pensando estas tres palabras, mis acciones se ven mucho más enfocadas y mis proyectos avanzan a mejor ritmo.

Es fácil pensar en palabras comodín y bienintencionadas pero si quieres recordarlas y tenerlas siempre presentes se trata de romperse un poco más la cabeza y ser originales, de esta forma las recordaremos mejor y por tanto tendremos más presente el propósito. Se trata de crear una app mental que llevemos encima como nuestro smartphone.

Mis tres palabras para 2017

 

ÁRBOL

No es un árbol cualquiera. Es ESTE ARBOL

Tras palabras 2017

Me inspiran mucho las personas que son capaces de vivir una vida plena a pesar de convivir con una fuerte discapacidad. He tenido entre mis palabras anuales a alguna de ellas. Pero este árbol lo veo todos los días que salgo con mi BTT al pasar por las orillas del Arga en Arre.

Este viejo olmo supera al de Machado, no ha conseguido que “con las lluvias de abril y el sol de mayo algunas hojas verdes le han salido” pero tampoco ha esperado al milagro de la próxima primavera.

Ha cambiado su desempeño dedicándose a la diversión infantil y a la inspiración de los paseantes y ciclistas.

Dirige a tu elefante, no esperes milagros, comienza ese camino de cambio que siempre has anhelado.

 

CARICIAS

Una palabra que ha circulado mucho últimamente por mi radar. Y eso no puede ser casualidad. En 2016 tuve la suerte de conocer a Luis San Martín, presidente de la Association for Coaching y he “procurado coincidir” con él de vez en cuando. Con él tuve la primera conversación sobre “La ley de economía de caricias” de Steiner”.

Posteriormente, me encontré a las caricias en un módulo del curso online del gran Matti Hemmi y su proyecto InKNOWation. Donde además aprendimos a dar y recibir feedbak “de verdad”.

Este concepto me ha ayudado a juzgar menos y entender comportamientos propios y ajenos. Toda una liberación.

Por último, una compañera me envió el video “La importancia del reconocimiento” de Alex Rovira que merece la pena ver completo (no podrás evitarlo) para entender este concepto.

 

INIESTA

Don Andrés simboliza la pausa. Me encanta cuando baja la pelota sin mirarla, levanta la cabeza, piensa, ve huecos donde nadie los ve y ejecuta un pase milimétrico, muchas veces imprevisto. Estamos hablando de segundos.

Según el DR. Viktor Frankl superviviente de campos de concentración, la libertad reside en “el espacio entre el estímulo y la respuesta”.

Mi “software” de serie es muy reactivo, el elefante emocional dominaba, por lo que mi trabajo como jinete para ir por el camino que quiero pasa por la pausa.

La pausa para entender, la pausa para no juzgar, la pausa para aceptar caricias positivas, para elegir la respuesta (o preguntar para aclarar).

Bueno, espero que os haya gustado y os pueda ser útil.

¿Te animas a pensar tres palabras y compartirlas en los comentarios del blog? te estaría muy agradecido

Un abrazo y Feliz 2017!

GTD ¿Estás enfermo de improductividad?

¿Estás enfermo de improductividad?

Como si de una enfermedad se tratara, debes huir de los efectos de un mal diagnóstico y un mal tratamiento.

 

GTD se propone como la mejor medicina para tu improductividad. En su prospecto no hay contraindicaciones.

pastilla-gtd

 

En medicina y psicología, se estudian varios efectos que tienes que tener en cuenta al implementar tu GTD, sobre todo si eres autodidacta.

 

Al fin y al cabo, GTD es un conjunto de hábitos, y como tales, cuesta un tiempo incorporar de manera natural a tu comportamiento.

 

3 efectos médicos que debes evitar al implantar GTD

 

Efecto placebo

“Es el conjunto de efectos sobre la salud que produce la administración de un placebo, y que no se deben al efecto específico de ningún acto médico. Aparece en diferentes situaciones y depende del grado de sugestión. Los placebos más comunes incluyen pastillas de azúcar, infusiones y cirugías placebo, pudiendo ser también cualquier otro procedimiento en el que se da información falsa al paciente. Los efectos positivos del placebo desaparecen cuando se informa a los pacientes de la realidad del medicamento que están tomando.” Fuente: Wikipedia

Al comenzar con GTD hay un “momento placebo”. Has navegado por varios blogs, has leído a David Allen…

Tras una semana recopilando todo, el primer barrido mental, vaciado de bandejas, y el primer procesado, existe una falsa sensación de control.

 

  • – ¡Qué tío, el Allen!
  • – ¡Esto me va a cambiar la vida!

 

Por un lado, es cierto que todo está ahí, en su sitio y te sientes satisfecho. Pero somos trabajadores del conocimiento, recibimos cientos de inputs diarios y a los pocos días tu sistema te vuelve a parecer ingobernable.

 

Comienza la sensación de pérdida de control, intentas resetear, pero algo no va, planeas acciones en tu agenda que no son citas, tienes proyectos que no avanzan, el mail a tope…

 

  • – ¡La verdad es que Allen no siempre se explica muy bien!

 

Se acerca el segundo efecto

 

Efecto cascada

Con respecto a la tecnología médica, el término se refiere a una cadena de acontecimientos iniciados por una prueba innecesaria, un resultado inesperado, o por la ansiedad del paciente o del médico, que origina pruebas poco aconsejables o tratamientos que pueden causar efectos adversos evitables y / o morbilidad. Fuente: Wikipedia

 

Al igual que en las cascadas de intervenciones clínicas, en GTD las cascadas de improductividad se desencadenan por un factor concreto, regularmente con la ansiedad del paciente, que eres tú por si se te había olvidado..

 

La necesidad de avanzar, de “hacer muchas cosas” hace que te saltes la parte de perspectiva, no plantees y trocees en acciones correctamente los proyectos, no utilices bien la agenda, no definas bien tus contextos, no trabajes por energía y tiempo, etc.

 

Esto generan una cadena de eventos tanto más imparables cuanto más avanzan, de consecuencias imprevisibles e inevitables, habitualmente daños al paciente (que sigues siendo tú) en forma de estrés.

 

Al igual que una enfermedad, aunque concierne a un paciente, puede expandirse a otras personas (familia, equipo de trabajo…) Todos acaban temiendo el virus de tu improductividad.

 

Abandonas…

 

  • – ¡Hasta siempre tío Allen!

Vuelves a tu sistema anterior, la excel de tareas, las prioridades, urgencia e importancia, las acciones no accionables, un tal Eisenhower…

 

Cuando algún compañero te hablan de GTD sientes el tercer efecto…

 

Efecto Nocebo

Se denomina efecto nocebo en medicina y veterinaria al empeoramiento de los síntomas o signos de una enfermedad por la expectativa, consciente o no, de efectos negativos de una medida terapéutica. Podría decirse que es la versión opuesta del efecto placebo. Fuente: Wikipedia

 

  • – ¡No me hables de GTD! ¡Me he “quitao”!

 

Sin embargo, esa sensación de control que tuviste durante unas horas, días, hace que te siga picando el gusanillo. En la clandestinidad, sigues leyendo blogs. Un día lees “Aprende a liberarte del estrés con GTD” de José Miguel Bolivar

 

“GTD es un sistema formado por una selección de hábitos específicos. Quienes intentan cambiarlo, se sorprenden porque no obtienen los resultados esperados. Esto es normal ya que si se cambia algo, lo que estás usando ya no es GTD sino otra cosa”

 

– ¡Este se explica mejor! Aclaras conceptos, trabajas tu perspectiva, tu misión, áreas de responsabilidad, objetivos, troceas los proyectos en acciones accionables, defines mejor tus contextosEntras en un efecto cascada, pero ascendente. Resulta que aquí si vale cumplir los protocolos y guías terapéuticas.

 

Hasta entiendes el prospecto de Allen. Y es que GTD es medicina natural y no tiene contraindicaciones.

 

Lee bien las instrucciones de este cambio de hábitos.

En caso de duda consulta a tu blog de referencia.

Agenda 2017 en excel

Como en años anteriores pongo a vuestra disposición la renovada

Agenda 2017 en excel

Vengo realizándola durante muchos años. Muchos compañeros me la solicitan a primeros de año pues les resulta útil.

Está claro que con las aplicaciones de calendarios que hay en la nube, es más que suficiente para tener un control de las acciones que debe reflejar una agenda, que para un usuario de GTD son:

– Aquellas que consideramos CITAS, es decir, que tienen un día y hora definida y tenemos que hacer si o si. Reuniones, cita con el dentista, con el tutor de tu hijo, una comida con un cliente…

– Aquellas que son OBLIGACIONES tienen día concreto pero no hora y tenemos que hacer si o si. Por ejemplo, enviar una nota de gastos el día 30, comprar unas entradas el primer día de taquilla (on line o física), recoger uniforme escolar el día que nos indica…

– Aquellas que no tenemos que hacer si o si pero que queremos controlar para tomar una decisión sobre ellas. Recordatorios de cumpleaños, eventos en tu localidad, actos en los que intervienen conocidos, citas de compañeros con clientes importantes para dar feedback…

Por otro lado el histórico de las agendas en la nube es limitado y hay que reconocer que mucha gente quiere algo offline por motivos de habilidad técnica o incluso por poder imprimir diariamente una guía de trabajo para llevarla encima pues su trabajo requiere mucha movilidad. Poder escribir sobre ella..

Así que me ha decidido a tunear la versión de 2016, y añadirle algunos conceptos de GTD, para mejorar su utilidad, transmitir algunos conceptos de GTD a mis compañeros y…

 regalarla para los suscriptores del blog hasta el 31 de enero

¿Como funciona?

La agenda 2017 en excel incluye una pestaña con una visión anual

hoja-anual

Además te facilito un planning totalmente personalizable para que lo utilices como quieras

planning 2017 excel

La agenda 2017 en excel tiene visión semanal, una pestaña por cada una de las 52 semanas del año con links directos para avanzar rápidamente. Están formateadas para imprimir la vista semanal.

agenda 2017 en excel

 

Además de la parte de horarios, he incluido en la parte de abajo las siguientes utilidades de izquierda a derecha:

– Zona de Acciones siguientes con espacio para definir contexto, tiempo y energía disponible, además de para definir la acción (recuerda comenzar con un verbo accionable)

– Zona de Proyectos con sitio para los ocho que quieras enfocar y la próxima acción de cada proyecto. También con contexto tiempo y energía.

– Zona central de acciones enfocados a adquirir y cambiar hábitos con un espacio en la parte de abajo para una frase inspiradora para la semana.

– Zona de acciones “A la espera” o delegadas que quieres supervisar esa semana. Debajo de la cual dejo espacio para recordatorios de cumpleaños o algún tipo de feedback. Le sigue un area destinada a rutinas y un check list para los que nos dejamos las gafas por medio mundo.

– A la derecha del todo un espacio suficiente que hace de Bandeja e entrada para recopilar todo lo que se te pase por la cabeza, vaciar la mente y no desviar tu atención

Para los menos tecnológicos recomiendo usarlo como revisión diaria de GTD, modificar lo que queráis e imprimir para tener el día controlado.

Espero que os guste, que la compartáis para ir ampliando la comunidad de intraemprendedores, que me reportéis feedback de su utilidad y me sugiráis las mejoras que consideréis oportunas.

Nota: Para los actuales suscriptores  haré un envío personalizado